Jak bezboleśnie przekazać projekt Magento B2B innej agencji?

Wdrożenie, które miało ruszyć „za kwartał”, stoi już od roku. Faktury rosną, terminy przesuwają się w nieskończoność, a platforma wciąż nie sprzedaje. Handlowcy nadal przepisują zamówienia ręcznie, integracja z ERP działa raz lepiej, raz gorzej, a odpowiedzi na pytanie „kiedy?” robią się coraz bardziej mgliste.

Zmiana agencji w połowie projektu rzeczywiście wiąże się z ryzykiem. Trzeba jednak pamiętać, że trzymanie się wykonawcy, który nie dowozi, zwykle kosztuje więcej niż dobrze przeprowadzone przejęcie. Chodzi nie tylko o pieniądze, ale też o czas: każdy kolejny miesiąc zwłoki to okres, w którym konkurencja sprzedaje przez swój sklep, a Ty wciąż czekasz.

Poniżej pokazuję, gdzie projekty B2B na Magento najczęściej się sypią, o co warto dopytać nową agencję przed oddaniem jej dostępu do repozytorium i dlaczego sensowne przejęcie zwykle nie zaczyna się od pisania kodu.

Co najczęściej psuje się przy przejmowaniu wdrożenia Magento B2B

W sklepie B2C przejęcie jest względnie przewidywalne i sprowadza się do katalogu, koszyka, płatności i wysyłki. W B2B problemy zaczynają się tam, gdzie sklep styka się z resztą firmy: z systemem ERP, magazynem, zarządzaniem danymi produktowymi i indywidualnymi warunkami każdego kontrahenta. To właśnie te obszary nowa agencja najczęściej zastaje w stanie „prawie działa”.

Integracje z ERP

Niestabilna integracja z ERP to najczęstszy powód, dla którego wdrożenia B2B grzęzną. Stany magazynowe nie zgadzają się ze stanami w sklepie, statusy zamówień gubią się po drodze, a faktury wystawiają się z błędnymi cenami. Poprzednia agencja zwykle łatała te miejsca naprędce, więc przejmujący wykonawca zastaje w tym miejscu zestaw prowizorycznych skryptów posklejanych na szybko zamiast stabilnej integracji.

Warto też pamiętać o czymś, co łatwo przeoczyć na etapie wyboru agencji. Integrację z ERP zwykle realizuje firma zewnętrzna albo dostawca samego systemu. Agencja Magento, która przejmuje sklep, musi umieć się z nimi porozumieć i skoordynować pracę, bo w przeciwnym razie obie strony zaczynają zrzucać odpowiedzialność na siebie, a Ty zostajesz z problemem pośrodku. Dlatego przy przejęciu warto pytać nie tylko o to, czy agencja zna ERP, ale też czy potrafi poprowadzić integrację z zewnętrznym partnerem od początku do końca.

Dane produktowe i PIM

Hurtownia B2B to często tysiące indeksów, a każdy z nich ma dziesiątki parametrów, certyfikatów, wariantów i zdjęć. Bez porządnego źródła danych, czyli systemu PIM, opisy zaczynają się rozjeżdżać między sklepem, marketplace’ami i feedami reklamowymi. W rozgrzebanych projektach PIM często ląduje „na później”, więc dane wgrywa się ręcznie albo półautomatycznie, z błędami, które potem trzeba czyścić przez kolejne miesiące.

Nowa agencja musi więc ustalić, skąd faktycznie pochodzą dane produktowe i czy da się je uporządkować bez przepisywania całego katalogu od zera.

Indywidualne ceny i logika rabatów

W handlu B2B każdy klient ma inne warunki, zależne od wielkości zamówień, długości współpracy lub wynegocjowanej umowy. Cena widoczna na karcie produktu zależy więc od tego, kto jest akurat zalogowany. To jedno z najczęstszych źródeł cichych awarii: ktoś widzi nie swoją cenę, rabat nalicza się dwukrotnie, a próg ilościowy nie działa tak, jak powinien. W B2B takie błędy realnie kosztują, bo dotyczą każdego zamówienia.

Dlatego przejmujący wykonawca powinien zacząć właśnie od prześwietlenia logiki cenowej, jeszcze zanim dotknie się czegokolwiek innego. To tutaj najczęściej ukryte są problemy, które ujawniają się dopiero z czasem.

O co zapytać agencję Magento przed powierzeniem jej przejęcia

Dobry wykonawca nie obrazi się za trudne pytania, bo sam je sobie zadaje. Zanim cokolwiek podpiszesz, warto sprawdzić kilka rzeczy:

1. Ile projektów na Magento przejęliście od innej agencji i czy udostępnicie kontakt do tych klientów? Wchodzenie w cudzy kod wymaga innych umiejętności niż wdrażanie od zera, dlatego liczy się realne doświadczenie w przejęciach, a nie tylko w budowaniu własnych sklepów.
2. Jak wygląda u Was pierwszy tydzień, jeśli sklep jest niestabilny? Sensowna odpowiedź to najpierw stabilizacja projektu, żeby przestał generować straty, a dopiero potem planowanie rozwoju. Jeśli ktoś od razu obiecuje nowe funkcje, prawdopodobnie nie zajrzał jeszcze do kodu.
3. W jakim modelu rozliczacie przejęcie i dlaczego? Przy pracy z cudzym, nie do końca rozpoznanym kodem uczciwszy jest model time and material niż sztywna cena ustalona z góry. Stała wycena „w ciemno” zwykle oznacza albo zawyżenie na zapas, albo dopłaty w trakcie realizacji.
4. Kto konkretnie będzie pracował nad projektem i czy dostanę kontakt do deweloperów, czy tylko do handlowca? Bezpośredni kontakt z osobami, które piszą kod, skraca komunikację i przyspiesza rozwiązywanie problemów.
5. Jak weryfikujecie integracje z ERP i PIM, zanim cokolwiek zmienicie? Warto usłyszeć konkret o sprawdzaniu przepływu danych i wychwytywaniu błędów synchronizacji, a nie ogólnikowe zapewnienie, że „wszystko się ogarnie”.
6. Co zrobicie, jeśli okaże się, że taniej będzie napisać projekt od nowa niż łatać obecny? Agencja, która w każdej sytuacji namawia do ratowania istniejącego kodu, zwykle ma w tym własny interes; ta, która potrafi powiedzieć, że łatanie się nie opłaca, bierze pod uwagę także Twój budżet.
7. Jak na bieżąco zobaczę, na co idą pieniądze? Regularne statusy, dema z prezentacją postępów i przejrzysty wgląd w wydany budżet powinny być standardem, a nie dodatkiem.

Odpowiedzi na te pytania powiedzą Ci o agencji więcej niż samo portfolio.

Dlaczego dobre przejęcie zaczyna się od płatnego audytu technicznego

W tym miejscu pojawia się pewna pokusa. Część agencji zaproponuje darmowy „rzut oka” na projekt i od razu wycenę dalszych prac. Wygląda to sympatycznie, ale w praktyce jest przede wszystkim ruchem sprzedażowym. Bez wejścia w kod nikt nie powie Ci uczciwie, w jakim stanie naprawdę jest platforma, a wycena oparta na domysłach niemal zawsze rozjeżdża się z rzeczywistością w trakcie realizacji.

Profesjonalne przejęcie zaczyna się od płatnego audytu technicznego. To, że jest płatny, ma swoje uzasadnienie, bo ustawia właściwe relacje: agencja dostaje wynagrodzenie za rzetelną ocenę stanu projektu, a nie za zdobycie kolejnego zlecenia. Audyt obejmuje przegląd kodu, konfliktów między modułami, konfiguracji serwera i działania cache, a w B2B przede wszystkim logiki cenowej oraz przepływów danych do ERP i PIM. Na koniec otrzymujesz konkretne wnioski: co naprawić, co przepisać, ile to potrwa i ile będzie kosztować.

Czasem wnioski bywają niewygodne, bo okazuje się, że bardziej opłaca się zbudować platformę od nowa, niż łatać wieloletni dług technologiczny. Lepiej jednak usłyszeć to na etapie audytu, za ułamek budżetu, niż po kolejnym półroczu bezskutecznego łatania.

Audyt to również moment, w którym sprawdzasz nową agencję w działaniu, zanim powierzysz jej cały projekt. Konkretny i zrozumiały raport jest dobrym prognostykiem dalszej współpracy. Jeśli dostajesz dwie strony ogólników, to również jest cenną informacją.

Przejęcie projektu Magento w praktyce

Najwięcej mówią jednak konkretne projekty. Dwa przykłady z naszego portfolio dobrze pokazują dwa typowe scenariusze: przejęcie po wykonawcy, który nie podołał, oraz ratowanie projektu zbudowanego na złych fundamentach.

Meringer: największa medyczna platforma B2B w Polsce

Meringer to hurtownia zaopatrzenia medycznego z kilkunastoletnim stażem, obsługująca gabinety, przychodnie, kliniki i szpitale, z dostawą w ciągu 24 godzin. Poprzednia platforma była wolna i przestarzała, przez co nie nadążała za oczekiwaniami klientów, zwłaszcza tych, którzy zamawiali z telefonu. Pierwsza agencja nie spełniła oczekiwań firmy, dlatego przejęliśmy projekt.

Sklep zbudowaliśmy na Magento 2 z szablonem Scandi PWA, który zapewnił szybkość działania zbliżoną do aplikacji mobilnej. Najwięcej pracy pochłonęło to, co w B2B zwykle sprawia najwięcej kłopotów: integracje i logika handlowa. Spięliśmy sklep z ERP przez Baselinker, koordynując przy tym firmę zewnętrzną odpowiedzialną za samą integrację, podłączyliśmy PIM porządkujący dane produktowe i dołożyliśmy indywidualne ceny dla poszczególnych klientów, panel handlowca z prowizjami, obsługę backorderów, raporty wydatków dla placówek, szybkie zakupy z importu z arkusza oraz automatyczne pobieranie danych firmy z GUS na etapie koszyka.

Efekty dało się policzyć. Karta produktu na telefonie zaczęła ładować się wielokrotnie szybciej, pierwszy tysiąc zamówień na nowej platformie spłynął w ciągu trzech tygodni od startu, a sprzedaż wzrosła o 230 procent rok do roku. Ten projekt dobrze pokazuje, że w B2B przejęcie udaje się przede wszystkim dzięki opanowaniu integracji i danych, a nie dzięki samemu wyglądowi sklepu, oraz dzięki agencji, która potrafi koordynować zewnętrznych partnerów, zamiast przerzucać na nich odpowiedzialność.

Zobacz pełne case study

WK Dzik. Gdy fundament wybrano źle

WK Dzik to młoda marka znana z suplementów, napojów energetycznych, żywności funkcjonalnej i odzieży sportowej. Platforma B2B miała usprawnić zamawianie dla partnerów marki, czyli siłowni, sklepów i punktów handlowych.

Pierwotnie projekt miał powstać na abonamentowym silniku e-commerce B2B i to był poważny błąd. Gotowe platformy w modelu subskrypcyjnym na starcie wyglądają na tanie i szybkie we wdrożeniu, ale brakuje im elastyczności i nie odpowiadają w pełni potrzebom takich firm. Ich ograniczenia ujawniają się dokładnie tam, gdzie zaczyna się prawdziwe B2B: przy nietypowej logice cenowej, własnych procesach zamówień oraz przy integracji z ERP, na której projekt ostatecznie się załamał.

Przejęliśmy ten projekt i przenieśliśmy go na Magento, czyli platformę, którą dopasowuje się do procesów firmy, zamiast dopasowywać firmę do platformy. Płynie z tego wniosek istotny dla każdego, kto dopiero wybiera fundament pod platformę B2B: najkosztowniejszym błędem nie jest zły wykonawca, lecz zła technologia. Agencję można zmienić stosunkowo łatwo, natomiast wymiana silnika w połowie drogi to osobny, kosztowny projekt.

Przejęcie platformy B2B na Magento: jak podchodzimy do tego w Satisfly

Jeśli szukasz wykonawcy do przejęcia platformy B2B na Magento, w Satisfly zajmujemy się tym od 14 lat. Budujemy sklepy internetowe i platformy B2B, a przejmowanie cudzych projektów jest u nas osobną, dopracowaną specjalnością, z kilkudziesięcioma wdrożeniami wyprowadzonymi na prostą. Nasze flagowe projekty B2B na Magento to wspomniane Meringer i WK Dzik oraz Clarena, platforma z kosmetykami dla profesjonalistów.

Każde przejęcie prowadzimy według powtarzalnego schematu, bez improwizacji. Zaczynamy od bezpłatnej konsultacji i ustalenia celów biznesowych, potem przychodzą audyt, wycena i umowa w modelu time and material. Następnie robimy analizę przedwdrożeniową z warsztatami, podczas której ustalamy, co już działa, czego brakuje i co warto dołożyć. Dalej pracujemy z regularnymi statusami, demami i pełnym wglądem w budżet, a na końcu zajmujemy się rozwojem i utrzymaniem w ramach pakietów SLA.

Przy przejęciu najważniejsze jest dla nas to, żeby niestabilny sklep jak najszybciej przestał generować straty, dlatego najpierw go stabilizujemy, a rozwój planujemy później. Potrafimy też powiedzieć wprost, kiedy dalsze łatanie traci sens i taniej wyjdzie nowa platforma. Przy pracy z cudzym kodem taka szczerość bywa warta więcej niż każda obietnica.

Najgorszą decyzją przy zablokowanym wdrożeniu jest brak decyzji i kolejny miesiąc czekania, aż projekt „sam ruszy”. Dobre przejęcie zaczyna się od czegoś znacznie mniej efektownego: od rzetelnego, płatnego przeglądu kodu i uczciwej odpowiedzi na pytanie, co dalej z nim zrobić.