Ile pieniędzy powinieneś przeznaczyć na wdrożenie swojego e-Commerce? 10 000 złotych, 100 000 zł, milion? A może wszystkie pieniądze, które leżą “luzem” na Twoim firmowym koncie? Na to pytanie nie ma jednej – zawsze poprawnej – odpowiedzi, bo jak to bywa w świecie biznesu… To zależy (i to od całkiem sporej liczby czynników). Nie warto więc rzucać liczb na wiatr i podawać agencji e-Commerce jakąś wyssaną z palca liczbę. Budżet wdrożenia sklepu internetowego trzeba porządnie zaplanować – biorąc pod uwagę potrzeby biznesu i dostępne środki. Tylko jak to zrobić? Jak obliczyć budżet w e-Commerce?
Dlaczego odpowiednie planowanie budżetu w e-Commerce jest kluczowe?
… bo nie chcesz przecież wydawać więcej niż powinieneś, albo co gorsza szastać pieniędzmi, których nie posiadasz. W końcu biznes tworzysz, by zarabiać, a nie po to, by popadać w długi.
Jeśli nie masz przemyślanego budżetu e-Commerce, to ryzykujesz. I nie tylko Twoje ciężko zarobione pieniądze, ale również czas, energię i włosy, które wyrywasz sobie z głowy, gdy wszystko wali Ci się na łeb na szyję.
Brak zaplanowanego budżetu wdrożenia sklepu internetowego prowadzi do:
Inwestowania w nieodpowiednie technologie i narzędzia
Bez planu wydatków trudno jest zapanować nad kosztami projektu. Może więc okazać się, że zdecydowałeś się wybrać platformę e-Commerce, która według opinii rynku jest fantastyczna i idealnie spełnia Twoje potrzeby (i to z nawiązką). Jest jedno “ale”… Na tą platformę może Cię zwyczajnie nie stać. Może też okazać się, że postawiłeś na technologię, która nie najlepiej nadaje się do Twojego biznesu, bo podjąłeś decyzję na podstawie instynktu, czy opinii rynkowych, bez wcześniejszej analizy swoich potrzeb. I bardzo szybko to nowe narzędzie zaczyna ograniczać Twój rozwój. Taki scenariusz może pojawić się w przypadku każdego systemu informatycznego, który wykorzystujesz w swojej firmie.
Planowanie budżetu zmusza jednak do dokładnej analizy potrzeb i zasobów, a to pozwala na celniejsze decyzje związane z technologią.
Nieprzewidzianych kosztów operacyjnych
Jeśli nie masz dokładnie rozpisanego budżetu w e-Commerce, wiele rzeczy może Cię nieprzyjemnie zaskoczyć. Nie wziąłeś pod uwagę, że za takie rzeczy jak serwery, hosting i różnego rodzaju wtyczki czy licencje trzeba będzie zapłacić? Bum! Rentowność Twojego biznesu może ucierpieć. Nie zaplanowałeś wydatków na wsparcie techniczne swojego sklepu, serwis i modernizacje? Twój e-Commerce z dnia na dzień może przestać działać lub, tak jak w poprzednim przypadku, Twoja rentowność może spaść (nawet poniżej zera).
Kiedy skrupulatnie planujesz budżet sklep internetowego możesz uniknąć takich problemów. Wystarczy, że dokładnie przemyślisz wszystkie potencjalne koszty i zaplanujesz rezerwy finansowe, które w razie potrzeby pokryją nieprzewidziane koszty.
Przepalania środków na nieskuteczne działania
Brak dobrze zaplanowanego budżetu e-Commerce skutkuje tym, że wydajesz pieniądze na nieefektywne rzeczy. Na przykład wdrażasz konfigurator, którego nikt nie potrzebował, albo uruchamiasz kampanię reklamową, która nie działa, jednak Ty wciąż wkładasz w nią pieniądze. Przygotowując plan wydatków musisz zastanowić się, w co tak naprawdę warto zainwestować. W tym celu warto zrobić dokładną analizę potrzeb, przeprowadzić niskokosztowe testy i określić wskaźniki sukcesu (KPI). W ten sposób będziesz podejmować bardziej przemyślane decyzje na temat swojego projektu wdrożeniowego, a co za tym idzie, mądrzej wydawać swoje ciężko zarobione pieniądze.
Korzyści z planowania budżetu w e-Commerce
Wbrew pozorom nie chodzi tylko o oszczędność pieniędzy. To oczywiście jest ważne (o ile nie najważniejsze), jednak przemyślany plan wydatków związanych z wdrożeniem sklepu internetowego daje również inne korzyści:
- Lepsze wyniki finansowe
Kiedy planujesz budżet e-Commerce musisz uporządkować swoje koszty i zastanowić się w którym miejscu ulokować jaki budżet. Twoje decyzje na temat wydatków są więc bardziej przemyślane. A skoro dokładnie przeanalizowałeś, na co warto przeznaczyć pieniądze, to Twoje inwestycje są bardziej celne. A to, jak możesz się domyślić, prowadzi do poprawy doświadczeń użytkowników, optymalizacji działań i koniec końców, wyższych wyników sprzedażowych.
- Skalowalność biznesu
Jeśli dobrze przemyślałeś swój budżet w e-Commerce to rozwój Twojego biznesu powinien być znacznie łatwiejszy. Dlaczego? Bo uwzględniłeś go (a przynajmniej powinieneś) w swojej tabeli kosztów wdrożenia. Masz więc odłożone na ten cel pieniądze. Masz też przemyślaną platformę e-Commerce, która pozwala na rozwijanie jej o kolejne funkcjonalności, czy rynki zbytu.
- Minimalizacja ryzyka
Jednym z najważniejszych pozycji w każdym budżecie wdrożenia e-Commerce powinna być rezerwa finansowa. Czyli kwota, którą masz zaplanowaną na tak zwane “nieprzewidziane wydatki”. Potrzebujesz zaimplementować funkcjonalność, której nie było w planie na początku projektu? Zapłacisz za nią z pieniędzy odłożonych na rezerwę. Wdrożenie frontendu zajęło dłużej niż zamierzano? To również pokryjesz z tych pieniędzy. Pojawił się jakiś trudny do rozwiązania błąd? Wtyczka kosztowała więcej niż na początku? Integracja z ERP była bardziej skomplikowana? Za to wszystko zapłacisz z zaplanowanej w budżecie rezerwy finansowej. Oczywiście jeśli ją masz (a mamy nadzieję, że tak jest). Planując 15-20% budżetu na nieprzewidziane wydatki, zabezpieczasz swój projekt. Jeśli dorzucisz do tego stałe kontrolowanie wydatków i ich optymalizację, możesz mieć pewność, że wdrożenie Twojego e-Commerce nie będzie kosztowało dwa razy więcej niż zakładał początkowy plan.
- Optymalizacja wydatków
Zaplanowany budżet w e-Commerce nie tylko pozwala Ci kontrolować wydatki, ale również je optymalizować. W jaki sposób? Mając spisany budżet podejmujesz bardziej przemyślane decyzje, ponieważ zanim wrzucisz coś nowego do tabeli wydatków, przeanalizujesz, czy jest to inwestycja warta świeczki (przynajmniej tak to powinno działać). O tej kwestii już pisaliśmy, więc nie będziemy jej już tutaj rozwijać. Jest jeszcze jedna rzecz, która w tym miejscu jest bardzo istotna, a mianowicie “moc tabeli”. Jeśli masz spisany budżet możesz go kontrolować. Możesz też analizować tempo jego wydawania i obszary, które są najbardziej kosztotwórcze, a później… je optymalizować. Tabela zrobiona w Excelu czy jakimkolwiek innym tego typu programie (chociaż wiemy, że król jest jeden 😁) ma ogromną moc, warto więc z niej skorzystać i spisać swój budżet czarno na białym.
Jak stworzyć bezpieczny budżet wdrożenia e-Commerce?
Mamy nadzieję, że na tym etapie wiesz już, że przed rozpoczęciem budowy swojego sklepu internetowego (a nawet przed wyborem rozwiązania i dostawcy) powinieneś przygotować budżet i widzisz w tym wartość dla swojego biznesu. Jeśli tak jest, to możemy przejść do konkretów – czyli tej części artykułu, w której opowiemy Ci krok po kroku, co powinieneś zrobić, by przygotować bezpieczny budżet w e-Commerce. Jesteś gotowy? No to zaczynamy!
KROK 1: Analiza sytuacji wyjściowej
Zanim zaczniesz wpisywać liczby do swojej tabeli z budżetem, musisz ustalić kilka ważnych rzeczy.
Po pierwsze, zdefiniuj swoje cele biznesowe i nadaj im priorytety. Jeśli działasz strategicznie, to cele krótko- i długookresowe masz już zdefiniowane. I zapewne sprzedaż online, wpisuje się w Twoje plany rozwoju biznesu. Jeśli jednak celi takich ustalonych nie masz, to najwyższa pora nadrobić zaległości. Identyfikacja rzeczy, które chcesz osiągnąć i związanych z tym działań jest kluczowa. Dlaczego? Bo tylko w ten sposób jesteś w stanie ustalić, jak e-Commerce wpisze się w strategię ich realizacji i ile środków powinieneś przeznaczyć na jego budowę.
Po drugie, dowiedz się ile pieniędzy masz obecnie do dyspozycji. Twój biznes ma pewną pulę zasobów. Część z nich jest ulokowana gdzieś indziej, np. w produktach na magazynie. Część jest zamrożona, bo na przykład klient nie zapłacił jeszcze faktury. Część, jest już zaplanowana na inny cel, np. na rozbudowę magazynu. Twoim zadaniem jest ustalić, jaki fragment pieniędzy firmy może zostać przeznaczona na inwestycję w e-Commerce. Dzięki temu będziesz miał informację na temat górnej granicy wydatków, której nie możesz przekroczyć. Pamiętaj jednak, że sposoby finansowania wdrożenia sklepu internetowego mogą być różne (kapitał własny, kredyty, inwestorzy, zyski z bieżącej działalności). To skąd dokładnie weźmiesz pieniądze na ten cel zależy od Twojej strategii, możliwości, a przede wszystkim opłacalności takiej inwestycji.
KROK 2: Zaplanuj inwestycję w oparciu o cele
Sklep internetowy tworzymy w jakimś celu – zwiększenie sprzedaży o 20%, zmniejszenie kosztów realizacji zamówień, ograniczenie liczby zabytań do BOK (Biura Obsługi Klienta), czy wyjście ze swoją ofertą na nowe rynki. Żeby jednak te cele osiągnąć, musisz zaprojektować swoją platformę sprzedażową tak, by pomagała ona w ich realizacji, a nie stanowiła tylko dodatkowy koszt. Swój budżet na stworzenie e-Commerce musisz więc planować z myślą o swoich celach. W ten sposób określisz najważniejsze obszary, którymi będziesz musiał się zaopiekować podczas wdrożenia i tam właśnie włożyć pieniądze.
W tym całym budżetowaniu właśnie o to chodzi, by odpowiednio alokować środki tam, gdzie są one najbardziej potrzebne. Marzy Ci się ekskluzywna przymierzalnia AI? Świetnie! Tylko, czy marzy się ona też Twoim klientom? Czy będą z niej korzystać? Czy inwestycja w tą funkcjonalność się zwróci? Nie warto rozrzucać pieniędzy na prawo i lewo. Lepiej inwestować tam, gdzie przyniesie to największy zwrot z inwestycji. A tego możesz dokonać tylko, jeśli będziesz planować swój budżet w e-Commerce w oparciu o swoje cele biznesowe.
KROK 3: Stwórz harmonogram inwestycji
Wielu osobom wydaje się, że jeśli wdrażają sklep internetowy to muszą to zrobić raz, a porządnie. Rzeczywistość jest jednak odrobinę inna. Owszem, chcesz żeby Twój e-Commerce działał poprawnie. Nie oznacza to jednak, że musisz wdrożyć wszystko na raz, ani że Twój sklep podczas golive ma mieć już wszystkie wymarzone przez Ciebie funkcjonalności. Dobrą praktyką podczas tworzenia rozbudowanych systemów sprzedażowych jest wdrożenie wersji MVP (Minimum Viable Product), czyli takiej wersji Twojego sklepu, która spełnia swój podstawowy cel, czyli sprzedaż, ale nie ma jeszcze wszystkich bajerów, które wymarzył sobie właściciel projektu. Te, implementowane są po kolei w kolejnych etapach rozwoju takiego e-Commerce. Dlaczego jest to dobra praktyka? Bo pozwala szybciej rozpocząć sprzedaż i… rozłożyć koszt wdrożenia w czasie.
Planując więc budżet warto podzielić go na etapy. Najpierw określić kwotę, którą możesz przeznaczyć na wdrożenie wersji MVP, a potem koszty związane z rozbudową tej platformy sprzedażowej o kolejne funkcjonalności (te również warto tworzyć stopniowo). Taki zabieg pozwoli Ci lepiej zaplanować budżet wdrożenia Twojego sklepu internetowego.
Agencje e-Commerce najczęściej wystawiają swoim klientom faktury miesięczne. Oznacza to, że co miesiąc płacisz za przepracowane godziny Twojego zespołu projektowego. Możesz więc spokojnie zaplanować harmonogram swojej inwestycji, na przykład określając maksymalny próg godzin pracy na miesiąc.
Jeśli ustalasz plan wydatków na wdrożenie swojego e-sklepu, pamiętaj o monitorowaniu “zużycia” budżetu. W tym celu warto regularnie przeglądać raporty z przebiegu prac, wprowadzać mechanizmy kontrolne i w razie potrzeby korygować działania.
Ustalenie harmonogramu inwestycji jest MEGA istotne. Dlaczego? Bo dzięki temu jesteś w stanie oszacować ile, kiedy zapłacisz. Możesz więc przygotować odpowiednie środki, nawet jeśli finansujesz wdrożenie swojego e-Commerce zysków z bieżącej działalności.
KROK 4: Uwzględnij pozostałe koszty
Budowa sklepu internetowego to nie tylko wynagrodzenie dla Twojego zespołu projektowego, to również koszty związane z utrzymaniem serwerów, opłatami za wtyczki, czy oprogramowanie zewnętrzne, a także wydatki na kampanią marketingową na start, czy optymalizację platformy pod kątem SEO. To są tak zwane koszty operacyjne, czyli takie, które musisz regularnie ponosić, by Twoja platforma sprzedażowa mogła sprawnie działać.
Drugą kategorią kosztów w tej grupie, są wydatki inwestycyjne, czyli te, związane z rozwojem Twojego sklepu internetowego, implementacją nowych funkcjonalności, czy integracją kolejnych systemów.
Dlaczego tego typu koszty warto uwzględniać w budżecie wdrożenia? Ponieważ mają one ogromny wpływ na Twój biznes i jego przyszłość. Bez ponoszenia kosztów operacyjnych Twój sklep nie może działać. Nie zapłacisz za serwery, to Ci je wyłączą. Nie opłacisz abonamentu za wtyczkę Elastic Search, wyszukiwarka na Twojej platformie przestanie funkcjonować. Jeśli jednak przyoszczędzisz na kosztach inwestycyjnych, to w pewnym momencie Twój sklep internetowy przestanie nadążać za zmieniającym się otoczeniem i potrzebami klientów, i koniec końców zostanie w tyle. Na czym oczywiście tylko zyska Twoja konkurencja.
Jak planować budżet e-Commerce?
Jak możesz zauważyć wiele z tych kosztów to wydatki cykliczne. Za serwer, kampanie reklamowe, zaawansowane wtyczki, a nawet samo wdrożenie płacisz przez pewien czas. To właśnie dlatego, budżet w e-Commerce powinno się planować w dłuższej perspektywie, np. roku, dwóch. To nigdy nie jest jednorazowa inwestycja – nawet jeśli wdrażasz swój sklep w modelu Fixed Price. Są pewne koszty, które będziesz ponosić przez długi czas, niektóre (takie jak serwer) będziesz płacić zawsze. Warto więc je kontrolować i jest to szczególnie ważne na samym początku drogi (podczas wdrożenia i kilku kolejnych miesięcy funkcjonowania e-Commerce), ponieważ to wtedy ponosisz największe wydatki. A nie chcesz przecież wydać wszystkich pieniędzy, zanim Twój sklep zacznie przynosić zyski.
Co ważne, wszystkie Twoje działania i związane z nimi wydatki powinny być osadzone w kontekście ROI, czyli zwrotu z inwestycji. ROI może i nie jest wskaźnikiem idealnym, ale pozwala w uproszczeniu określić opłacalność Twojego wkładu pieniężnego. Jeśli uruchamiasz jakąś kampanię marketingową, powinieneś mieć określone cele sprzedażowe, jakie powinna ona uzyskać. Jeśli wdrażasz nową funkcjonalność, to warto, żebyś określił spodziewane przychody z tej inwestycji. Dlaczego to tak ważne? Ponieważ decyzje w biznesie (nie tylko tym e-Commerceo’owym) powinniśmy podejmować na podstawie prognoz i realnych danych. Tylko w ten sposób nie będziesz niepotrzebnie przepalać budżetu.
Podsumowanie
Wdrażanie e-Commerce bez budżetu to jak wyprawa w nieznane bez mapy, kompasu i jakichkolwiek zapasów. Możesz gdzieś dojść… ale niekoniecznie tam, gdzie chciałeś. Dobry budżet to nie tylko arkusz Excela – to realne narzędzie do podejmowania mądrych decyzji biznesowych, które pomagają rozwijać firmę, zamiast pogrążać ją w długach.
Jeśli przemyślisz swoje cele, dopasujesz do nich inwestycje, rozplanujesz koszty w czasie i zostawisz przestrzeń na nieprzewidziane sytuacje – nie tylko zminimalizujesz ryzyko, ale dasz sobie realną szansę na skalowanie biznesu, generowanie zysków i spokojną głowę w trakcie całego procesu. A przecież właśnie o to w tym wszystkim chodzi!
