Twoja agencja wdrożeniowa zawiodła. Co dalej? 

Wdrożenie sklepu internetowego na silniku open source to zadanie trudne i złożone. Często też po drodze pojawiają się problemy, które mogą zaważyć nad dalszą współpracą na linii sklep internetowy – agencja e-Commerce. I wtedy właściciel lub manager sklepu internetowego staje przed trudną decyzją: zostać przy obecnym software housie, czy przenosić projekt do innej firmy.

Zmiana agencji e-Commerce – przyczyny

Powodów, dla których współpraca między sklepem internetowym a agencją wdrożeniową nie wypaliła, może być wiele. Z jednej strony są wszystkie te przyczyny, które zahaczają o kwestie techniczne i kompetencyjne, z drugie natomiast te bardziej miękkie, związane z komunikacją i inicjatywą. Przyjrzyjmy się kilku przewinieniom agencji, które często pojawiają się w naszych rozmowach z e-Commerce’ami.

Jest wiele rzeczy, które Twoja obecna agencja mogła zrobić źle lub inaczej niż tego oczekiwałeś, które poskutkowały decyzją o zmianie firmy wdrożeniowej. Warto jednak stanąć przed lustrem i zadać sobie pytanie, czy na pewno winna jest tylko agencja. I chociaż powiedzenie “wina leży zawsze po obu stronach” nie jest w 100% zgodne z prawdą, to niestety dość często tak właśnie jest. 

Czy zmiana firmy wdrożeniowej jest konieczna?

Gdy coś niepokojącego dzieje się podczas wdrażania e-Commerce, najczęściej naszą pierwszą reakcją jest obarczenie winą firmy wdrożeniowej. Nie jest jednak tak, że to zawsze ona winna. Czasem błąd leży po stronie zleceniodawcy sklepu na Magento. Dlatego kiedy zaczynasz widzieć, że współpraca nie idzie tak, jakbyś tego oczekiwał, warto, żebyś zadał sobie parę bardzo istotnych pytań.

Czy na pewno znasz swoje potrzeby biznesowe?

Często jest tak, że właściciele e-Commerce zgłaszają się do firmy wdrożeniowej z bardzo ogólnym pojęciem tego, co chcą zrobić. Nie mają rozpisanej strategii sprzedaży internetowej ani dobrze przygotowanego briefu. Nic więc dziwnego, że później okazuje się, że wdrożone rozwiązania nie spełniają ich potrzeb biznesowych. Jeśli Ty nie odrobiłeś swojego zadania domowego i nie przekazałeś jego efektów dalej, ciężko, żeby agencja e-Commerce wiedziała, czego dokładnie od niej oczekujesz. 

Czy wiesz jak wyglądają realia wdrożeniowe?

Proces developmentu sklepu internetowego może być różny. Nawet korzystając z tej samej metodologii projektowej, każda agencja dostosowuje tryb pracy do siebie. Z drugiej strony każdy właściciel e-Commerce ma wobec realizacji projektu swoje własne oczekiwania. I tutaj często następuje zgrzyt. Brak zrozumienia procesu wdrożeniowego może prowadzić do frustracji. “Bo nie tak miało to wyglądać”. Ale czy na pewno? Czy na pewno dobrze zrozumiałeś co w tej kwestii zapisane jest w umowie? Oczywiście, zadaniem firmy wdrożeniowej jest wytłumaczenie klientowi, jak będzie wyglądał proces developmentu. Ale też obowiązkiem e-Commerce’u jest upewnienie się, że dobrze rozumie, jak będzie wyglądała współpraca.

Nieprofesjonalne przygotowanie firmy wdrożeniowej w połączeniu z ambicjami e-Commerce na “wdrożenie na pełnej petardzie” od samego początku jest częstym powodem, dla którego budowa sklepu internetowego kończy się niepowodzeniem. Podejście wdrożenia minimum, ale takiego które ma jakąś wartość i zaczyna zarabiać na siebie jest niestety rzadkie.

Piotr Gawot, Managing Partner w Satisfly

Czy masz kompetencje do zarządzania projektem wdrożeniowym?

Aby tworzenie sklepu internetowego przebiegało sprawnie, w strukturach zespołu projektowego musi znaleźć się Product Owner. Jest to osoba odpowiedzialna całokształt projektu e-Commerce, która posiada odpowiednie kompetencje biznesowe i ma wystarczające umocowanie w firmie, by podejmować istotne decyzje ws. sklepu internetowego. Więcej o roli Product Ownera znajdziesz w naszym artykule Jak powinien wyglądać Twój zespół projektowy e-Commerce? Możesz się domyśleć, że brak odpowiedniej osoby na tym stanowisku prawdopodomnie rozciągnie wdrożenie w czasie, a co za tym idzie zwiększy koszty tego przedsięwzięcia.

Czy jesteś wystarczająco zaangażowany w projekt?

Pierwsza odpowiedź, która każdemu przyjdzie na myśl, to “Tak, oczywiście!”. Warto jednak zrobić sobie szczery rachunek sumienia i sprawdzić, czy rzeczywiście tak jest. Bardzo często podczas rozmów handlowych wszystko wygląda pięknie. 

W praktyce zbudowanie sklepu internetowego to proces trudny, który bez stałego zaangażowania ze strony osoby decyzyjnej po prostu się nie powiedzie. 

W jaki sposób uniknąć zmiany firmy wdrożeniowej?

Zmieniając agencję e-Commerce w trakcie trwania projektu, mocno ryzykujesz. Nie jest istotne, że każda kolejna firma wdrożeniowa jest lepsza od poprzedniej. Im więcej firm grzebie przy jednym projekcie, tym gorzej. Każda agencja ma trochę inny styl pracy, trochę inaczej pisze kod. W pewnym momencie firmy wdrożeniowe mogą odmówić współpracy, ponieważ praca nad kodem Twojego sklepu stanie się zbyt zagmatwana. Dlatego przed podjęciem ostatecznej decyzji o zmianie agencji, warto podjąć chociażby podstawowe środki naprawcze.

Porozmawiaj ze swoją firmą wdrożeniową

Jeśli jesteś zaniepokojony lub zdenerwowany aktualnym przebiegiem prac nad swoim e-Commerce, nie wszczynaj awantury, nawet jeśli kolorowe epitety nieubłaganie cisną Ci się na usta. Nie warto. Spalisz tylko za sobą mosty i utrudnisz sobie ewentualny transfer do innej agencji wdrożeniowej. W momencie, w którym jesteś niezadowolony ze współpracy z agencją, spróbuj podjąć z nią szczerą rozmowę. 

Często to właśnie różnice w sposobie komunikacji lub jej całkowity brak, są przyczyną problemów w projekcie wdrożeniowym. Niektórzy chcą dostawać update o statusie projektu raz na dwa miesiące, inni wolą uczestniczyć w codziennych stand-upach i być na bieżąco z każdym najmniejszym elementem wdrożenia. Jeśli nie porozmawiasz ze swoją firmą wdrożeniową i nie poinformujesz jej o swoich preferencjach, obie strony będą błądzić po omacku. A takie działanie nie ma żadnych szans na powodzenie. 

Szczera rozmowa jest również istotna w odniesieniu do innych obszarów wdrożenia e-Commerce. Specyfika pracy projektowej, wykorzystywane rozwiązania, czy spójność z celami biznesowymi, to elementy, które jedna bądź druga strona muszą zakomunikować lub wspólnie ustalić. Jeśli na tej linii pojawi się jakiś problem, nie rzucaj od razu rękawicy pod nogi agencji, spróbuj najpierw porozmawiać i ustalić wspólnie ewentualny plan naprawczy. 

Zmień zasady współpracy 

Twoja bieżąca kooperacja z firmą wdrożeniową może nie układać się tak, jak to sobie wyobrażałeś. Każda agencja ma swój własny system pracy, który może odbiegać od Twoich metod i preferencji. Jeżeli to właśnie jest problemem, przez który poszukujesz alternatywnych firm, wstrzymaj się. Z naszego doświadczenia wynika, że praktycznie zawsze istnieje możliwość poukładania współpracy w taki sposób, żeby każda strona czuła się komfortowo. Oczywiście, nie może to zaburzać metodologii pracy. Jednak jeśli potrzebujesz częstszych raportów, innych sposobów akceptacji zadań, kwartalnych spotkań na żywo, nic nie stoi na przeszkodzie, byś właśnie taki system współpracy ustalił ze swoją agencją wdrożeniową. Chyba, że stawia ona w tej kwestii opór. Wtedy zmiana może być nieunikniona.

Zmień skład zespołu projektowego

Jeśli współpraca z firmą wdrożeniową nie układa się po Twojej myśli, nie szukaj od razu rozwiązania u konkurencji. Często problemy, szczególnie te komunikacyjne, można rozwiązać inaczej. Jeżeli żaden z poprzednich kroków nie zadziałał, warto pomyśleć nad zmianą składu Twojego zespołu projektowego. Większość agencji e-Commerce posiada w swoich szeregach wielu specjalistów, którzy choć pewnie właśnie pracują nad innym projektem, mogą przejąć zadania obecnego zespołu projektowego, gdy zajdzie taka potrzeba. Zmieniając zespół, a nie całą firmę, unikasz siermiężnej przeprawy przez wszystkie przekazania dostępów oraz eliminujesz koszta związane z analizą tego, co już zostało zrobione. 

Trochę inaczej sytuacja ta  wygląda w przypadku rozwiązań vendor locked-in. Problemy we współpracy z taką agencją, czy błędy wynikające z jej pracy mogą zmusić Cię do całkowitej zmiany silnika Twojego e-Commerce i rozpoczęcia pracy nad Twoim sklepem internetowym całkowicie od nowa. Jak możesz się domyśleć może Cię to wiele kosztować. Dlatego jeśli tworzysz swój e-Commerce w trybie vendor locked-in, polubowne dogadanie się z firmą wdrożeniową może być Twoją jedyną opcją.

Kiedy zmienić firmę wdrożeniową?

Transfer Twojego sklepu internetowego z jednej agencji e-Commerce do drugiej to niezaprzeczalnie zadanie trudne, na które wiele firm decyduje się po długich dyskusjach i analizach. Niestety, gdy pojawia się jakiś większy problem  e-Commerce podejmuje decyzję ad hoc i nie poświęca już czasu na przemyślenie tej kwestii i opracowanie planu. Podejmuje decyzję tu i teraz: “musimy zmienić firmę wdrożeniową ASAP!”. To najczęściej prowadzi do licznych komplikacji.

Chociaż łatwa zmiana agencji e-Commerce  w rzeczywistości nie występuje, są takie momenty podczas wdrożenia, które mogą ten proces znacznie ułatwić. 

Są nimi zamknięcia większych etapów wdrożenia. Koniec analizy przedwdrożeniowej, zakończenie prac graficznych, dokończenie dużej funkcji, czy wdrożenie MVP – to dobre momenty na transfer do nowej agencji e-Commerce. Przekazywanie projektu w połowie prac powoduje wzrost kosztów związanych z analizą bieżącego systemu, problemy w kontynuacji zadań, a często koniec końców nowa firma wdrożeniowa i tak decyduje się na rozpoczęcie prac nad danym etapem od nowa. Jest to więc strata czasu i pieniędzy.

Warto też zwrócić uwagę na poziom zaawansowania projektu. O wiele łatwiej i sensowniej jest zmienić firmę wdrożeniową na początku prac, niż w momencie, kiedy mamy już zrobione 90% projektu. Im bliżej jesteśmy końca, tym mniej opłacalna będzie taka zmiana.

Nawet jeśli Twoja agencja nawaliła, zastanów się  czy warto ją zmieniać już teraz. W większości przypadków poczekanie do zakończenia pewnego etapu wdrożenia, jest po prostu bardziej opłacalne. 

Jak sprawnie zmienić agencję wdrażającą Twój e-Commerce?

Do transferu projektu do innej firmy wdrożeniowej trzeba się dobrze przygotować. Jeśli pod wpływem nerwów, od razu rzucisz wypowiedzenie swojej obecnej agencji, możesz nie wyjść na tym najlepiej. 

Zanim formalnie zrezygnujesz ze swojej firmy wdrożeniowej, poszukaj dobrej alternatywy. Agencji deweloperskich na polskim rynku są setki, jak nie tysiące, wybór tej właściwej może nie być taki łatwy. Jeżeli chcesz zebrać więcej informacji na temat tego jak wybrać agencję e-Commerce. Przeczytaj nasz artykuł, w którym dokładnie opisujemy tę kwestię.

Określenie zakresu projektu

Poszukując nowej firmy wdrożeniowej, pewnie rozpoczniesz rozmowy z kilkoma agencjami. I dobrze. Warto poznać ofertę i specyfikę pracy przynajmniej 2-3 firm, by wybrać spośród nich tą, która odpowiada Ci najbardziej. Nie chcesz przecież powtórki z rozrywki. 

Jeden proces wyboru agencji e-Commerce masz już za sobą. Chociaż współpraca nie ułożyła się po Twojej myśli, wiesz już co Cię czeka przed podpisaniem umowy z konkretną firmą – rozmowy handlowe i brief.

Na początku będziesz musiał ustalić z potencjalnymi wykonawcami cel projektu oraz jego zakres. W przypadku już rozpoczętego wdrożenia – wszystko to co zostało już zrobione i to, co jeszcze trzeba zrobić, żeby dowieźć ten projekt do końca. Na tym etapie konieczne będzie przekazanie firmie deweloperskiej (lub firmom, jeśli jest ich kilka) dostępów do backlogu, repozytorium i serwerów, żeby mogły one zapoznać się z bieżącym stanem wdrożenia. Bez tego nowa agencja e-Commerce nie będzie w stanie określić dokładnie zakresu prac, a co za tym idzie kosztów, które będziesz jeszcze musiał ponieść. Pamiętaj, by przed przekazaniem firmie wdrożeniowej jakichkolwiek dostępów, podpisać z nią umowę poufności (NDA). Zabezpieczysz w ten sposób interes swój interes i unikniesz niepotrzebnych problemów.

Przejęcie techniczno-organizacyjne wdrożenia

Kiedy już zdecydowałeś się na konkretną agencję e-Commerce i wypowiedziałeś umowę poprzedniej firmie wdrożeniowej, najwyższa pora na prawdziwy transfer projektu. Na tym etapie będziesz musiał zebrać od starej agencji wszelkie dostępy związane z Twoim projektem i przenieść na siebie, bądź nową firmę wdrożeniową wszystkie niezbędne licencje. Bez tego ani rusz. 

Ostatnim krokiem będzie przeniesienie repozytorium, backlogu i wszelkich środowisk testowych oraz deweloperskich. Teraz Twoja nowa agencja e-Commerce może zacząć pracować nad Twoim sklepem internetowym.  Miejmy nadzieję z sukcesem. 

Podsumowanie

Moment, w którym zdajesz sobie sprawę, że w Twojej współpracy z obecną firmą wdrożeniową coś nie wyszło, do łatwych nie należy. Szczególnie, że mimo nerwów i stresu musisz zachować chłodny umysł, aby znaleźć najlepsze wyjście z tej sytuacji. Jeśli nawet zdecydujesz się na pozostanie przy obecnej agencji, czeka Cię dużo zachodu, by stworzyć taki system współpracy, który zapewni sukces wdrożenia Twojego e-Commerce. Może być też tak, że plan naprawczy się nie powiedzie i będziesz zmuszony do znalezienia nowej agencji, która spełni Twoje wymagania i we właściwy sposób odpowie na Twoje potrzeby. Pamiętaj wtedy, by zadbać o relacje w jakich rozstajesz się ze swoją obecną firmą wdrożeniową. Wszelkie kłótnie mogą Ci tylko zaszkodzić. Wybierając nową firmę wdrożeniową, odrób zadanie domowe i dobrze przygotuj się do rozmów handlowych. To od nich zależeć będzie przyszłość Twojego projektu.