Co to jest PIM, czyli jak zarządzać informacją produktową

Skrót PIM pochodzi od angielskiego Product Information Management, które możemy przetłumaczyć jako zarządzanie informacją produktową. W e-Commerce pojęcie to jest używane głównie w odniesieniu do systemu informatycznego, który pozwala na zbieranie i zarządzanie danymi produktowymi. System PIM więc to nic innego, jak narzędzie umożliwiające importowanie, eksportowanie, tworzenie, edycję, katalogowanie i dystrybucję informacji o wszystkich produktach znajdujących się w ofercie danego sklepu internetowego.

System PIM – podstawowe funkcje

Systemy do zarządzania informacją produktową różnią się między sobą opcjami wdrożenia (open source, PaaS, SaaS), rozmiarem obsługiwanych danych, czy zakresem zaawansowanych funkcjonalności. Każdy z programów PIM ma jednak 4 główne zadania:

Gromadzenie danych o produktach

Dobry PIM pozwala Ci zbierać w jednym miejscu wszystkie informacje o produktach pochodzące z innych serwisów. Jeśli przechowujesz swoje dane produktowe w oprogramowaniu ERP, PLM i DAM, narzędzie PIM pozwoli Ci zintegrować te programy ze swoim systemem i zautomatyzować proces ich przesyłania. Chcesz przesyłać do PIM informacje bezpośrednio od dostawcy? Zaawansowane narzędzia PIM umożliwią Ci integrację z supplierem, dzięki czemu dane te trafią z odpowiednim formacie wprost do Twojego ekosystemu. Jeżeli jednak swój katalog produktowy trzymasz w pięknie przygotowanych Excelu, w łatwy sposób będziesz mógł go zaimportować do swojego PIM. Jest to więc świetne narzędzie, dzięki któremu zbierzesz w jednym miejscu wszystkie informacje o swoich produktach. 

Zarządzanie danymi 

PIM pozwala Ci klasyfikować produkty według wybranych przez Ciebie wytycznych (kategorii, rodzin, kanałów), opisywać je odpowiednimi atrybutami, czy optymalizować pod kątem SEO. Bardziej zaawansowane narzędzia PIM umożliwiają Ci również kontrolowanie jakości Twoich danych, ich zgodność z wytycznymi konkretnych kanałów sprzedaży oraz kontrolę nad ich publikacją.  Dzięki temu lepiej zapanujesz nad ogromną ilością informacji produktowych jakie musi obsłużyć Twój e-Commerce.

Wzbogacanie danych produktowych  

System PIM pozwala dodawać do opisów produktów również inne elementy, takie jak specyfikacja techniczne, zdjęcia, wideo, czy instrukcje obsługi. Wszystkie te pliki zgromadzone są wtedy na jednej platformie, dzięki temu masz nad nimi lepszą kontrolę. To samo tyczy się różnych wersji językowych Twoich danych produktowych. Jeśli działasz na kilku rynkach jednocześnie, sprzedając ten sam, bądź podobny asortyment, możesz przetłumaczyć posiadane już dane produktowe i gromadzić je w swoim oprogramowaniu PIM obok istniejących już wersji bazowych. Jest to bardzo dobre rozwiązanie, żeby zachować porządek swojego katalogu produktowego.

Dystrybucja informacji produktowych

Środowisko do zarządzania danymi produktowymi umożliwia Ci również zarządzanie katalogami dla poszczególnych kanałów sprzedaży. Nie musisz już logować się do każdego software’u sprzedażowego osobno. Wszystkie działania na produktach możesz dokonać z poziomu PIM, uwzględniając przy tym specyfikę i wymagania konkretnych kanałów sprzedażowych. Zaawansowane narzędzia PIM umożliwiają Ci również planowanie i automatyczne publikowanie danych produktowych. Dzięki temu oszczędzisz czas i zapewnisz spójność informacji.

Jakie możliwości daje dobry system PIM?

Już wiesz co to jest PIM i jakie są najważniejsze zadania tego narzędzia. Teraz przyszła pora, żebyśmy przeanalizowali możliwości jakie może Ci dać DOBRY program do zarządzania informacją produktową.

Integracja z systemami zewnętrznymi

Możliwość połączenia narzędzia do zarządzania danymi produktowymi z innymi systemami, w oparciu o które działa Twój e-Commerce, jest kluczowa. Bez niej PIM będzie tylko ładniejszym Excelem, kolejnym programem, który trzeba obsługiwać, a który wcale nie usprawnia pracy nad zawartością ofert Twojego sklepu internetowego. Poszukując programu PIM dla swojego biznesu, zwróć więc szczególną uwagę na ten aspekt. Czy dane narzędzie oferuje konektory do serwisów i aplikacji, na których opiera się działalność Twoje e-Commerce? Weź pod uwagę platformę e-Commerce, oprogramowanie klasy ERP, CMS, aplikacje mobilne, POS i wszystkie inne narzędzia, z których korzysta Twój biznes. Istnieje prawdopodobieństwo, że system PIM, który wzbudzi Twoje zainteresowanie, nie będzie miał gotowych konektorów do wszystkich używanych przez Ciebie platform. W takim przypadku, warto żebyś zwrócił uwagę na możliwość tworzenia dedykowanych połączeń. Pozwoli Ci to w pełni zintegrować wszystkie używane przez Ciebie środowiska, dzięki czemu uzyskasz spójny i efektywny ekosystem.

Łatwa obsługa danych produktowych

System PIM ma jedno zadanie: ułatwić Tobie i Twojemu zespołowi proces zarządzania informacją produktową. Nie może to być więc narzędzie skomplikowane, do którego obsługi potrzebujesz wyjątkowych kompetencji i nadludzkiej cierpliwości.

System PIM musi posiadać przyjazny interfejs i być intuicyjna w obsłudze. Inwestując w narzędzie do zarządzania informacją produktową, chcesz, żeby usprawniło ono pracę nad danymi produktowymi, a nie ją komplikowało. Dlatego tak istotne jest, żeby Twój PIM zapewniał przejrzystą ścieżkę zarządzania, wzbogacania i publikowania informacji o produktach.

Automatyzacja powtarzalnych zadań

Dobry system PIM pozwoli Ci zautomatyzować niektóre zadania. Dzięki temu praca nad informacją produktową Twojego sklepu będzie przebiegać szybko i sprawnie. Funkcjonalności takie jak działania zbiorcze, śledzenie kompletności danych, czy weryfikacja pracy mogą bardzo ułatwić zarządzanie produktami i przyspieszyć cały proces. W konsekwencji będziesz w stanie szybciej wprowadzić nowe produkty na rynek i zapewnić wysoką jakość danych produktowych w swoim sklepie internetowym.

Dopasowanie do Twoich potrzeb

Nim zainwestujesz w system PIM, upewnij się, że rozwiązanie, które rozważasz, zapewnia Ci wystarczający poziom personalizacji. Każdy e-Commerce ma swój własny sposób pracy z danymi produktowymi. PIM powinien wspierać ten proces, a nie zmuszać Cię do całkowitej jego zamiany. Dlatego tak istotne jest, aby system PIM miał możliwość dostosowania takich funkcji jak import, eksport, czy struktura danych do potrzeb Twojego biznesu. Dzięki temu zarządzanie informacjami produktowymi będzie przebiegać sprawnie i nie spotka się z negatywnym odbiorem przez osoby obsługujące to oprogramowanie w Twojej firmie. 

Wsparcie sprzedaży cross-border

Zaawansowane narzędzie, takie jak Akeneo PIM, umożliwia nie tylko tłumaczenie i regionalizację opisów Twoich produktów, ale również zarządzanie wymaganiami dotyczącymi danych produktowych na poszczególnych rynkach. Taka funkcjonalność jest bardzo istotna dla każdego e-Commerce, które chce sprzedawać za granicą. Informacje o produktach dopasowane do rynku, na którym prowadzona jest sprzedaż, gwarantują wyższy współczynnik konwersji. 

Elastyczne opcje wdrożania

Chcąc wdrożyć PIM w swojej organizacji, musisz zastanowić się, jakiego poziomu elastyczności potrzebujesz oraz jakimi zasobami programistycznymi dysponujesz. 

Wdrożenia PIM mogą opierać się na jednym z 3 modeli:

On-premises – Ty będziesz odpowiedzialny za wdrożenie i zarządzanie platformą, danymi i serwerami. Ten rodzaj wdrożenia daje największą elastyczność, jednak wymaga też największych zasobów IT.

PaaS (Platform-as-a-Service) – Platforma i znajdujące się na niej dane są hostowane przez producenta narzędzia PIM. Ty jednak jesteś odpowiedzialny za zarządzanie tymi rzeczami. Ten rodzaj wdrożenia daje pewną możliwość customizacji i wymaga mniej zasobów programistycznych, niż wdrożenie on-premises.

SaaS (Software-as-a-Service) – Zarówno platforma jak i cała architektura serwerowa zarządzane są przez producenta PIM. Jest to najprostszy typ wdrożenia systemu do zarządzania informacją produktową. Wiąże się on jednak z niskim poziomem personalizacji narzędzia.

Niektóre platformy PIM oferują więcej niż jeden rodzaj wdrożenia. W zależności od wybranego rodzaju pakietu masz możliwość skorzystania z innej metody implementacji danego narzędzia. 

Co zyskasz dzięki PIM?

Jeśli wciąż nie jesteś pewny czy warto zainwestować w system PIM, mamy dla Ciebie kilka istotnych korzyści, które może przynieść wdrożenie takiego narzędzia w Twoim e-Commerce.

Spójność komunikatów Twojej marki

Gromadząc wszystkie dane produktowe w jednym miejscu, masz nad nimi większą kontrolę i o wiele łatwiej zachowasz ich spójność. Rozbieżności w informacjach o produktach w różnych kanałach sprzedaży zaburzają wiarygodność Twojej marki i mogą powodować spadek współczynnika konwersji. PIM pozwala Ci uniknąć takich problemów, wykorzystując np. standaryzację danych, czy funkcję weryfikowania ich kompletności. 

Oszczędność czasu i pieniędzy

Samo przysposobienie systemu PIM wymaga czasu i pieniędzy, szczególnie jeśli mowa o dużych wdrożeniach w oparciu o model on-premises. W perspektywie długoterminowej dobre środowisko do zarządzania informacją produktową przynosi jednak spore oszczędności. Import danych z różnych źródeł, działania masowe, czy funkcjonalności automatyzujące powtarzalne zadania, to tylko kilka z elementów, które przyśpieszają pracę na bazie produktowej. Szybsze tworzenie, edycja i publikowanie informacji o produktach, to mniej pieniędzy przeznaczone na wynagrodzenia dla kolejnych pracowników ręcznie wklepujących dane.

Wzrost sprzedaży

Dobrze opisane i zwizualizowane produkty to klucz do sukcesu sprzedażowego. Kupując w internecie, to właśnie na opisach, zdjęciach i filmach opieramy nasze decyzje zakupowe. Słabo opisane produkty, czy brak ich specyfikacji technicznej skutkują często porzuceniem procesu zakupowego w danym sklepie. Tworzenie customowego workflow, weryfikacja kompletności informacji, czy ich automatyczne dopasowanie do kanału sprzedaży to te funkcje PIM, które mogą pomóc Ci w tworzeniu jakościowych danych produktowych. Dzięki temu będziesz w stanie zapewnić swoim klientom takie informacje, które przekonają ich do zakupu właśnie w Twoim sklepie.

Łatwiejsze skalowanie biznesu

System PIM wspomaga rozwój Twojego biznesu. Możliwość połączenia tego oprogramowania z wieloma kanałami sprzedaży, automatyczna publikacja, czy weryfikacja kompletności informacji umożliwiają prowadzenie sprzedaży na znacznie większą skalę, sprawnie wychodząc poza własny sklep internetowy. Wszelkie funkcje PIM związane z tłumaczeniami danych produktowych, czy zarządzaniem ich wersjami językowymi ułatwiają Twojemu e-Commerce handel cross-borderowy. Dzięki systemowi do zarządzania informacją produktową jesteś w stanie znacznie sprawniej skalować swój biznes zarówno w kraju, jak i za granicą.

Dla kogo system PIM będzie właściwym rozwiązaniem?

Każdy e-Commerce potrzebuje jakiegoś rozwiązania do zarządzania informacjami produktowymi. Mniejszym sklepom z ograniczonym asortymentem i jednym kanałem sprzedaży wystarczy zapewne Excel, czy katalog produktowy na używanej platformie sprzedażowej. Większe e-Commerce’y skorzystają bardziej na wdrożeniu zaawansowanych PIM.

Jaki system PIM wybrać?

Pozostaje nam kwestia wyboru najlepszego oprogramowania do zarządzania informacją produktową. 

Na rynku istnieje obecnie ponad 150 narzędzi PIM. Niektóre z nich przeznaczone są głównie do obsługi małych katalogów produktowych, inne są rozwiązaniami dedykowanymi dla konkretnych branż. Wybór nie jest więc łatwy. Bez skrupulatnego researchu raczej się nie obejdzie.

Warto więc, żebyś poszukiwania odpowiedniego dla Ciebie narzędzia PIM rozpoczął od przeanalizowania swoich potrzeb i posiadanych zasobów. Porozmawiaj z ludźmi, którzy w Twoim e-Commerce zarządzają informacjami produktowymi. To oni wiedzą najlepiej, co stanowi problem w ich codziennej pracy i jakie funkcje narzędzia PIM mogłyby usprawnić ich pracę. 

Nie jesteśmy Ci w stanie powiedzieć: System PIM XYZ jest najlepszy. Każde tego typu narzędzie ma swoje wady i zalety, trochę inne funkcje i ceny. Sam musisz wywnioskować, który PIM będzie najlepszy dla Twojego biznesu. Aby ułatwić Ci nieco wybór przygotowaliśmy ranking systemów PIM. Mamy nadzieję, że pomoże Ci od podjąć dobrą decyzję.

Co to jest PIM – najczęściej zadawane pytania