Jak przygotować się do wdrożenia systemu ERP?

Zacznijmy od podstawowej kwestii: ERP to tylko narzędzie. W zależności od tego, jakie powody Tobą kierują, jak zabierzesz się za wdrożenie ERP i przygotujesz swoją organizację – będziemy mówić o „rozwiązaniu” (super!) lub wciąż o narzędziu (niedobrze). Nie osiągniesz żadnej przewagi, jeśli wdrożysz tylko narzędzie.

Technologie zostały stworzone po to, żeby pracować na rzecz ludzi, a nie odwrotnie. ERP to centralny system, wokół będą orbitować praktycznie wszystkie operacje biznesowe Twojej firmy. Brzmi poważnie, prawda? Jednocześnie branżą co jakiś czas trzęsą artykuły o dość spektakularnych porażkach związanych z wdrożeniami. Dlaczego właściwie tak się dzieje, skoro mówimy tutaj o kluczowym systemie, który często decyduje o Twoim „być albo nie być”? Jak zabrać się za wdrożenie, jeśli mierzysz w sukces?

Po co mi wdrożenie ERP?

Odpowiedz sobie szczerze na pytanie „Po co mi system ERP?” lub „Po co zmieniam system ERP?”. Większość firm zalicza porażkę tak naprawdę jeszcze przed rozpoczęciem projektu, ponieważ tego nie robi.

Jeśli nie masz jasnej odpowiedzi, co motywuje zmianę lub wdrożenie, nie zabieraj się za rewolucję. Może się bowiem okazać, że Twoja organizacja nie jest gotowa na wdrożenie systemu ERP, albo problem leży w zupełnie innym miejscu niż rozwiązanie, którego używasz. Często po wstępnej analizie wychodzi, że proste zmiany lub małe dodatkowe narzędzia wystarczą, żeby udoskonalić większość procesów.

Jasne, nowy ERP brzmi fajnie, szczególnie na prezentacjach handlowych. Ale czy trawa nie jest zawsze bardziej zielona po drugiej stronie płotu?

Wprowadź wskaźniki

Co dla Twojej organizacji oznacza „lepiej” w kontekście nadchodzących zmian? Jeśli już decydujesz się na zmiany, powinieneś wprowadzić maksymalnie dużo wskaźników, które powiedzą Ci, czym jest cel, w jaki sposób go osiągniesz i za pomocą jakich wartości zmierzysz swój sukces.

Nie jest trudno wydać dużo pieniędzy. Pamiętaj jednak, że jeśli osiągniesz wzrost wartości na niewystarczająco wysokim poziomie, inwestycja może Ci się najzwyczajniej nie zwrócić lub, co gorsze, doprowadzić do wysokich strat. Nie dopuść, żeby kierunek był wyznaczany przez rozmyty cel.

Planuj wdrożenie ERP!

Dalsza część tego artykułu jest właściwie przepisem na dobry plan, jak skutecznie wdrożyć system ERP do przedsiębiorstwa.

Przy skali wdrożenia, z jaką mamy do czynienia w przypadku ERP-a, trudno wyobrazić sobie wystartowanie z projektem „na hurra”. Dobre opisanie projektu, jego zakresu, funkcjonalności, terminów, etapów itd. jest niesamowicie trudne. Jeśli nie podejdziesz do tego profesjonalnie (najlepiej z pomocą zewnętrznej firmy), sam skazujesz się na porażkę.

Jak łatwo sprawdzić, czy Twój plan jest (prawdopodobnie) wystarczający? Daj go komuś w firmie. Jeśli z łatwością zwizualizuje zmiany, które Was czekają, jesteś na dobrej drodze.

Zaangażuj się we wdrożenie systemu ERP

Firma wdrożeniowa, którą wybierzesz, powinna zrealizować znakomitą większość prac. To, czego jednak nie powinni robić samodzielnie to:

• podejmować decyzji biznesowych,
• zarządzać projektem.

Pamiętaj, że ostatecznie to Twoja firma i niektóre rzeczy powinny być robione przez Ciebie lub chociaż być przedmiotem dwustronnej debaty. Podobnie rzecz ma się z zarządzaniem projektem. Sprawa jest na tyle duża, że nie powinna być dla kogoś „zajęciem z doskoku”. Zainwestuj w osobę z odpowiednimi umiejętnościami i poczuciem odpowiedzialności za powodzenie projektu. W ten sposób unikniesz zbytniego uzależnienia od dostawcy, a także nie zaskoczą Cię zmiany procesowe.

Wdrożenia systemów ERP – gdzie powinny zajść zmiany?

„Jeśli ERP działa inaczej niż firma, tym gorzej dla ERP-a”.

To kusząca perspektywa, żeby dopasować do siebie narzędzie w każdym aspekcie, ale należy zadać sobie bardzo ważne pytanie: „Dlaczego pracujemy inaczej, niż system ma w standardzie”? Czasem oczywiście zdarza się, że w systemie rzeczywiście zabraknie czegoś istotnego lub coś jest zrobione inaczej, niż powinno (w końcu masz prawo do odmiennych procesów — w taki sposób osiągnąłeś przewagę konkurencyjną). W wielu przypadkach jednak to Twoja organizacja powinna się zmienić, a zmiana rozwiązania jest do tego świetną okazją — i tak stanąłeś na progu rewolucji.

Dlaczego to takie ważne? Gotowe systemy ERP są z zasady stabilne. Dokonując zmian, ryzykujesz obniżeniem stabilności, długiem technologicznym i wydłużeniem terminów.

Wdrożenie organizacji

Jak wyobrażasz sobie rozpoczęcie pracy z nowym ERP? 31-go kończymy pracę w starym systemie, a od 1-go zaczynamy z nowym? Błąd!

Biorąc pod uwagę skalę przedsięwzięcia, wdrożenie firmy powinno być opisaną (zgodnie z dobrym planem) częścią projektu.

Na tym etapie weź pod uwagę:

• szkolenia,
• okres pracy równoległej,
• zmiany na poszczególnych stanowiskach,
• asystę powdrożeniową.

Nowy system to tysiące nowych funkcjonalności. Jeśli dobrze nie przeszkolisz kadry, w końcu popełnią błąd, który niekoniecznie będzie łatwo odkręcić.

Poznaj swoje potrzeby

Jeśli czujesz teraz strach, bez obaw — to dobra motywacja do działania. Oznacza to mniej więcej tyle, że więcej czasu poświęcisz na przemyślenia, bardziej zaangażujesz się w proces i odpowiednio przygotujesz firmę na zmiany. A to znacznie zwiększa prawdopodobieństwo, że będziesz w mniejszości, która bardzo szybko osiąga wymierne korzyści.

Przejdźmy do definiowania potrzeb. Jak mówiłem, dobry plan to podstawa. Na koniec więc zostawię Ci kilka pytań, na które musisz odpowiedzieć sobie na etapie analitycznym, żeby dobrze rozpocząć projekt. Biorąc pod uwagę, że firmy działają na wielu płaszczyznach, postaram się wskazać kluczowe kwestie dla każdej z nich.

Strategia

Jakie są najważniejsze cele mojej firmy w perspektywie roku, pięciu lat, dziesięciu lat?

Jak nowy system pomoże mi te cele osiągnąć?

Które obszary są krytyczne dla poprawienia efektywności pracy?

Z jakimi problemami mierzę się w przypadku obecnego rozwiązania?

Oddziały

Czy moja firma pracuje w modelu wielooddziałowym? Jak wygląda taki model (oddziały, hurtownie, sklepy detaliczne)?

Czy firma pracuje w modelu franczyzowym?

Czy poszczególne oddziały mają stały dostęp do Internetu, żeby komunikować się z centralną bazą danych?

Jak brak Internetu (i aktualnych danych) wpłynie na pracę organizacji?

Czy są oddziały bardziej i mniej ważne?

Obsługa klienta

Czy będę ewidencjonował wszystkich klientów w ERP?

W jaki sposób zbudowana jest struktura klientów (grupy, stali klienci, klienci premium)?

Czy będę mógł założyć konto klientowi w oddziale?

Jak będę monitorował zachowanie i zadowolenie moich klientów?

Jak wygląda proces obsługi klienta?

Czy handlowcy są rozliczani premiowo za obsługę klienta?

Czy klient może zamawiać towary w innych sklepach?

Czy będę obsługiwał w ERP zwroty i reklamacje?

Jak wygląda polityka zwrotów?

Jak wygląda proces realizacji reklamacji

Polityka cenowa

W jaki sposób chcę ustalać ceny sprzedaży produktów?

Na ilu różnych cennikach prowadzona jest sprzedaż?

Czy stosuję bonifikaty (rabaty, niższe ceny) dla premiowanych klientów?

W jaki sposób wygląda polityka rabatowa?

Czy wykorzystuję bony rabatowe?

Czy wykorzystuję promocje typu „2+1”?

Czy wykorzystuję promocje pakietowe?

Towary i magazyn

Jakie dane produktowe przechowuję w systemie ERP?

Czy artykuły w ramach jednego indeksu mają różne cechy?

Czy towary są opisane numerami seryjnymi?

Jakie wykorzystuję jednostki sprzedaży?

Czy ceny zależą od wariantu cech produktu?

Czy w mojej firmie jest magazyn centralny, z którego rozsyłam towary po sieci?

W jaki sposób zarządzam stanami magazynowymi?

Czy wykorzystuję kody EAN?

Czy prowadzę sprzedaż w oparciu o komplety?

W jaki sposób prowadzę prognozowanie zatowarowania magazynów?

W jaki sposób dokonuję przesunięć między sklepami?

Czy potrzebuję dodatkowych narzędzi klasy WMS?

Księgowość

Jak wygląda struktura planu kont?

Ile występuje poziomów analitycznych?

Jak ewidencjonowane są koszty?

Jak wygląda proces realizacji płatności?

Jak wygląda proces planowania przepływów pieniężnych?

Czy firma stosuje transakcje wielowalutowe?

Jak wygląda proces windykacji należności?

Jakie rodzaje ewidencji środków trwałych prowadzone są w firmie?

Kadry i płace

Jakie formy zatrudnienia stosuję przy zatrudnianiu pracowników?

Czy w firmie występuje wieloetatowość?

W jaki sposób ewidencjonowane jest rozliczanie czasu pracy?

Czy i w jaki sposób rozliczane są nadgodziny?

Czy pracownicy otrzymują dodatki do pensji?

Analityka

W jaki sposób monitoruję kondycję swojej firmy?

Jakie raporty są dla mnie najbardziej istotne?

Które działy mają najmniej rozwiniętą analitykę?

Czy stosuję predykcję wyników?

Wdrażanie systemów ERP – podsumowanie

Mam nadzieję, że dzięki temu artykułowi:

• podejmiesz bardziej świadomą decyzję dotyczącą zmian w firmie,
• lepiej zrozumiesz własne potrzeby,
• unikniesz katastrofy przy wdrażaniu ERP,
• poświęcisz więcej czasu na zrozumienie swoich klientów i dostarczenie im najlepszych rozwiązań.

Wdrażając różnego rodzaju rozwiązania w firmach, wiem jak trudny jest to okres i jaka jest skala takich projektów. Dlatego nie pozostaje mi nic innego niż życzyć powodzenia!