Jak rozliczyć się z agencją e-Commerce? – umowa Time and Materials

Chcesz wdrożyć sklep internetowy? Przed Tobą całkiem spora misja. Musisz zbudować w wyobraźni wizję swojego biznesu, zrobić porządny research, napisać brief, wybrać technologię i znaleźć odpowiednią firmę wdrożeniową. To wszystko nie jest jednak takie proste. Żeby rozpocząć współpracę z agencją e-Commerce, musisz podpisać umowę. To jest raczej jasne. Pozostaje jednak kwestia, jaki rodzaj kontraktu zawrzeć, by wdrożenie zakończyło się sukcesem, a współpraca przebiegała sprawnie. Fixed Price czy Time and Materials? Który model rozliczeń wybrać?

Jak możesz rozliczyć się z agencją wdrożeniową?

Jest na to kilka sposobów. W projektach IT najczęściej jednak stosuje się dwie metody rozliczeń – umowę Fixed Price lub kontrakt Time & Materials.

Jeśli znasz podstawy angielskiego to wiesz, że Fixed Price oznacza stałą cenę. Współpraca tego typu to więc nic innego, jak umowa oparta na z góry ustalonej cenie za całość projektu. W praktyce wygląda to tak, że zgłaszasz się do software house-u z kompletem wymagań dotyczących systemu, który chcesz stworzyć, a ten, na podstawie swojego doświadczenia, proponuje Ci cenę za całość takiego wdrożenia. 

Pewnie sobie myślisz, że jest to rozwiązanie idealne, w końcu już na starcie znasz całkowite koszty, jakie poniesiesz w związku z budową swojego sklepu internetowego. Tak pięknie jednak nie jest. Owszem, cenę wdrożenia znasz już na początku, ale tego typu kontrakt wiąże się niestety z całkowitym brakiem elastyczności. Jeśli w trakcie wdrożenia będziesz chciał zmienić coś w zakresie prac, to najprawdopodobniej nie będziesz mógł tego zrobić, bo “przecież tego nie było w umowie”.

Fixed Price stosowany jest więc najczęściej w przypadku tworzenia niewielkich, mało skomplikowanych systemów, w których pełen zakres prac jest znany już na samym początku. W przypadku dużych wdrożeń, ten rodzaj współpracy się po prostu nie sprawdzi.

Drugą popularną metodą rozliczeń w projektach IT jest kontrakt Time and Material. W tym przypadku płacisz za czas konieczny do wdrożenia Twojego systemu oraz materiały do tego potrzebne. Tutaj również po wysłaniu briefu otrzymasz jakąś propozycję kosztów związanych z wdrożeniem, jednak ta oferta nie będzie wyryta w skale. Oznacza to tyle, że jeśli po drodze przyjdzie Ci do głowy pomysł jakiegoś świetnego konfiguratora, który będziesz chciał mieć na swojej stronie, to jak najbardziej możesz zgłosić takie zapotrzebowanie swojej agencji, a ona weźmie się do pracy. Oczywiście, w związku z tym czas wdrożenia Twojego sklepu się wydłuży, za co zapłacisz dodatkowo. Ale jest też inne wyjście. Idąc dalej za wcześniejszym przykładem, możesz wdrożyć ten swój wystrzałowy konfigurator, ale jeśli na tym etapie zrezygnujesz z przymierzalni AR, której implementacja była zaplanowana na początku, to w ten sposób mniej więcej wyrównasz koszty. 

Time & Material to taki rodzaj współpracy między agencją wdrożeniową a biznesem, który pozwala na maksymalną elastyczność i transparentność. Dlatego tego typu umowy zawierane są najczęściej przy realizacji dużych systemów, w których wytyczne nie są dokładnie ustalone, bądź wiadomo, że mogą ulec zmianie w trakcie trwania prac. Jest to też rodzaj umowy preferowany przez firmy wdrożeniowe. A dlaczego? O tym opowiemy trochę później.

Rozliczenie Time-and-Materials – co to jest?

Jak już wspominaliśmy wcześniej, Time & Material to taki rodzaj umowy między software housem a jego zleceniodawcą, która jako podstawę rozliczeń bierze czas, konieczny do wdrożenia planowanego systemu. Na początku ustalany jest zakres prac, który ma zostać wykonany, a następnie przeliczany jest on na godziny, potrzebne do realizacji projektu. Ten właśnie czas pomnożony przez stawkę godzinowa, to kwota jaką przyjdzie Ci zapłacić agencji za wdrożenie Twojego e-Commerce. W rzeczywistości płacisz więc za faktycznie wykonaną pracę, a nie za założony finalny produkt.

Sam sposób rozliczeń to nie jedyna cecha, którą warto wziąć pod uwagę decydując się na ten, czy inny model współpracy z firmą wdrożeniową. Podpisując umowę Time and Materials, rozliczasz się z agencją za czas pracy. Oznacza to, że w dowolnej chwili możesz zmienić zakres prac, zmniejszyć wymiar MVP, czy dodać nową funkcjonalność. W tej kwestii masz ogromną elastyczność, w końcu nie płacisz za realizację twardych wytycznych, lecz za czas programistów, testerów, czy project managerów. Jeśli więc w trakcie wdrożenia, przyjdzie Ci do głowy nowy pomysł i będziesz chciał dodać do swojego sklepu np. przymierzalnię AR, to jak najbardziej będziesz mógł to zrobić. Musisz jednak liczyć się z tym, że Twój projekt może przeciągnąć się nieco w czasie, a koszt wdrożenia proporcjonalnie wzrośnie.

Co ważne, współpracując z agencją e-Commerce w ramach kontraktu Time & Materials, masz znacznie większą kontrolę nad przebiegiem prac, niż w przypadku umowy Fixed Price. Dlaczego? Jeśli płacisz za finalny produkt, czyli gotowy sklep internetowy, to w większości przypadków pierwszy raz zobaczysz swoją platformę dopiero, gdy będzie ona skończona. Jeśli jednak działasz ze swoim software housem w modelu T&M to kolejne etapy wdrożenia są Ci oddawane na bieżąco. Dodatkowo uczestniczysz w regularnych spotkaniach, na których raportowany jest aktualny stan projektu. Jeśli więc coś zmierza w złym kierunku, możesz szybko na to zareagować i podjąć odpowiednie działania, by czas i budżet wdrożenia nie poszybowały do góry.

To kolejna cecha modelu Time-and-Materials – transparentność. Skoro możesz uczestniczyć we wszystkich spotkaniach swojego zespołu projektowego (a dobry software house to Ci właśnie zapewni), to wiesz dokładnie co się dzieje w projekcie, a agencja wdrożeniowa nie jest w stanie niczego przed Tobą ukryć. 

Kiedy warto postawić na Time and Materials?

Wiele z artykułów, które znajdziesz w internecie jako pierwszą przesłankę do wyboru właśnie tego modelu współpracy wymienia brak zdefiniowanych wymagań. “Jeśli nie wiesz konkretnie, czego chcesz, wybierz umowę Time and Materials”. My się z tym jednak nie zgodzimy. 

Zdefiniowane potrzeby powinieneś mieć zawsze. Nie myślisz chyba, że agencja e-Commerce po otrzymaniu od Ciebie maila z krótką treścią “Proszę o wycenę sklepu internetowego”, będzie w stanie przedstawić Ci choćby pół-rzetelną ofertę. Nie ma na to szans. Jeśli na taką wiadomość otrzymasz odpowiedź z jakąkolwiek kwotą to możesz ją wyrzucić do kosza, bo jest ona po prostu wyssana z palca. 

Nie ma też co ukrywać, że wybierając agencję wdrożeniową dla swojego e-Commerce w mniejszym lub większym stopniu będziesz kierował się ceną. Nikt w końcu nie lubi szastać pieniędzmi, szczególnie wtedy kiedy nie musi. Ale żebyś mógł porównać oferty różnych software house-ów musisz wysłać im wszystkim z grubsza te same dane. Jeśli jednak Twój mail nie będzie dostatecznie szczegółowy, zabraknie w nim briefu i względnie szczegółowych wytycznych, to każda agencja e-Commerce będzie mogła zinterpretować przesłane przez Ciebie dane inaczej. A co za tym idzie, wyceni trochę inne rzeczy, przez co przesłane oferty trudno będzie ze sobą rzetelnie porównać. 

OK, ale przejdźmy do konkretów. Kiedy warto postawić na współpracę w modelu Time and Materials?

Kiedy tworzysz rozbudowany system

Wdrożenie dużego, bardziej skomplikowanego sklepu internetowego to czasochłonny projekt, który może być realizowany przez wiele miesięcy. Branża e-handlu nie stoi jednak w miejscu. Wciąż pojawiają się nowe trendy i technologie. Nie powinno więc nikogo dziwić, że podczas wdrożenia dużego systemu sprzedażowego zakres prac może ulec zmianie tak, aby finalny sklep lepiej spełniał wymagania współczesnych klientów. 

Podczas kodowania rozbudowanej platformy bardzo często pojawiają się też różnego rodzaju problemy i błędy, które wymagają poprawy, czy lepszego dopasowania do pozostałej architektury projektu. Współpraca na zasadzie T&M pozwala na bieżąco poprawiać pojawiające się błędy, bez uszczerbku na jakości Twojej finalnej platformy.

Kiedy wiesz, że Twoje wymagania mogą się zmienić

Planując wdrożenie sklepu internetowego, rozważamy różne opcje. Przymierzalnia AR, a może doradca stylu AI, jeden konfigurator, a może kilka, taka siatka kategorii, a może inna. Funkcjonalności, których możemy wdrożyć, jest cała masa (oczywiście, jeśli wybierzesz technologię, która pozwoli Ci na ich implementację, ale tutaj nie o tym). Często firmy mają problem z wybraniem najlepszych dla siebie rozwiązań. Bywa też tak, że organizacje rozwijają się na tyle dynamicznie, że oczywiste jest,  za kilka miesięcy, ich potrzeby mogą się drastycznie zmienić. Wtedy elastyczność, którą gwarantuje kontrakt Time and Materials, pozwala na odpowiednie dopasowanie wytycznych, a co za tym idzie systemu sprzedażowego do bieżącej sytuacji przedsiębiorstwa.

Kiedy tworzysz system, który “żyje”

Takim właśnie systemem, w większości przypadków, jest e-Commerce. Branża e-handlu ewoluuje w dość szybkim tempie. Zmienia się sytuacja geopolityczna, powstają nowe technologie, pojawiają się nowe potrzeby klientów. Żeby Twój biznes mógł nad tym wszystkim nadążyć, musi się więc rozwijać wraz ze swoim otoczeniem. Jeżeli wdrożysz swój sklep i zostawisz go samemu sobie, to prędzej czy później przestanie on na siebie zarabiać i zacznie generować straty. Jedynym sposobem, żeby nie pójść tym scenariuszem, jest stały rozwój swojego systemu sprzedażowego. Żeby jednak mieć swobodę wprowadzania zmian w sklepie internetowym, musisz podpisać ze swoją agencją wdrożeniową stosowną umowę. Takiej elastyczności, nie da Ci jednak kontrakt Fixed Price. Musisz więc postawić na współpracę Time & Materials.

Kiedy chcesz mieć pewność jakości wdrożenia

Na pierwszy rzut oka, umowa Fixed Price wygląda bardzo obiecująco. Na starcie ustalasz budżet, a agencja robi swoje. Problem pojawia się jednak wtedy, gdy wdrożenie Twojego e-Commerce z jakiegoś powodu się przeciąga, a budżet zaproponowany przez agencję zaczyna się kończyć. Zgodnie z kontraktem Fixed Price, płacisz za finalny produkt. Nie ma znaczenia czy jego wdrożenia zajęło 1.000, 50.000, czy 100.000 godzin. Agencja wdrożeniowa swoim pracownikom płaci jednak za godziny. Jeśli więc kodowanie Twojego sklepu internetowego się przeciąga, to agencja zaczyna na tym całym projekcie tracić. Wtedy bardzo często, żeby ciąć straty, software house idzie na skróty. Zgodnie z umową, prace idą dalej, jednak jakość tworzonego kodu znacznie spada. Z czasem pojawia się mnóstwo błędów, a dług technologiczny rośnie do takiego stopnia, że całe ten projekt trzeba “zaorać” i zacząć wszystko od nowa. Tego problemu nie masz współpracując z agencją e-Commerce w modelu Time and Materials. W końcu płacisz właśnie za czas pracy. Jakość kodu pozostaje więc bez zmian.

Kiedy darzysz swoją firmę wdrożeniową zaufaniem

Jednym z najczęstszych argumentów przeciw umowie Time-and-Materials jest domniemana nieuczciwość agencji e-Commerce. Wiele biznesów obawia się, że rozliczając się z software housem w modelu T&M, zostaną oni oszukani, że firma wdrożeniowa będzie przeciągać prace, przez co koniec końców zapłacą oni więcej. Nie będziemy się z tym kłócić. O takiej nieuczciwości słyszeliśmy już wielokrotnie. Jest to więc jak najbardziej zasadna obawa. 

Nie oznacza to jednak, że każda agencja wdrożeniowa, która rozlicza się w oparciu o kontrakt Time & Materials, chce Cię oszukać. Wierzymy, że typowi naciągacze stanowią jedynie mały procent działających na rynku software house-ów. Rozumiemy jednak Twoje obawy, dlatego zachęcamy, żebyś przed podpisaniem umowy z tą czy inną agencją, zrobił dokładny research. Sprawdź, nie tylko jakie projekty ma w swoim portfolio, ale także jakie opinie krążą o niej na rynku. Warto, żebyś podpytał jej poprzednich klientów o to, jak im się współpracowało. Porozmawiaj też z samą agencją i sprawdź jakie macie flow. Dopytaj też o to, jakie procesy wprowadza, by zabezpieczyć Twój projekt przed zbytnim przekroczeniem budżetu. Mając te informacje, będziesz czuł się bezpieczniej, dzięki czemu łatwiej zaufasz swojej agencji (oczywiście o ile, jej zabezpieczenia będą dla Ciebie wystarczające).

Żeby współpraca w modelu Time and Materials miała sens i była odpowiednio owocna, potrzebne jest zaufanie. Ty musisz ufać firmie wdrożeniowej, że nie będzie Cię ona naciągać na dodatkowe godziny. A agencja musi ufać Tobie, że nie będziesz zbyt drastycznie mieszać w wytycznych i wprowadzać mikrozarządzania.

Kiedy agencja się upiera, a upiera się większość

Wybrałeś już agencję e-Commerce i chcesz z nią podpisać kontrakt Fixed Price? Może okazać się, że takiej możliwości mieć nie będziesz. Nawiązując współpracę, wiele można negocjować. Stawka godzinowa, częstotliwość i sposób raportowania, tryb publikowania zmian na platformie. Jednak rodzaj umowy bardzo często nie należy do rzeczy negocjowalnych. Dlaczego?

Jeśli Twoja firma wdrożeniowa upiera się przy rozliczeniu Time and Material, to wiedz, że robi to z dwóch powodów. 

Po pierwsze, sposób jej pracy. Wiele software house-ów działa w metodologii agile. Pracują one zwinnie, bo tylko w ten sposób są w stanie stworzyć naprawdę świetny system sprzedażowy, który odpowiada na bieżące potrzeby klientów końcowych i samego biznesu. Tak elastyczny system pracy, nie będzie jednak działał zbyt dobrze, jeśli zamknie się go w sztywnych ramach kontraktu Fixed Price.

Po drugie, bezpieczeństwo. Żadna agencja e-Commerce nie chce popłynąć, a to może się zdarzyć, jeśli współpracuje ze swoimi klientami w oparciu o stałą cenę za projekt. O co dokładnie chodzi? Wyobraź sobie sytuację, że firma wdrożeniowa wyceniła postawienie sklepu internetowego na 100.000 zł. Oczywiście cena ta jest wynikiem prognozowanej liczby godzin, jakie trzeba będzie poświęcić na to wdrożenie, plus kilku procent nawiązki na wypadek jakiś komplikacji. Kodowanie tego sklepu okazało się jednak bardziej skomplikowane, niż przewidywała agencja, przez co zajęło ono znacznie więcej czasu. Zamiast 300h wdrożenie tego e-sklepu zajęło 400h. Nawet, jeśli software house naliczył sobie tylko 15% nawiązki, o od pewnego momentu działa on pod wodą. Oznacza to, że najzwyczajniej w świecie agencja e-Commerce na tym wdrożeniu nie zarabia, a wręcz traci. I to całkiem sporo.

Jest więc całkiem zrozumiałe, że firmy wdrożeniowe upierają się przy kontraktach Time & Materials, gdzie płacone mają za czas pracy, dzięki czemu nigdy nie będą na minusie.

Zalety rozliczeń Time-and-Materials w projektach e-Commerce

Jeżeli dotarłeś do tego momentu artykułu, najważniejsze zalety umowy T&M już znasz. Podsumujmy je jednak tak, by żaden ważny wątek nie uciekł nam między wierszami.

Umowa Time & Materials daje ogromną elastyczność

O tym wspominaliśmy już kilkukrotnie. Wdrażając sklep internetowy w modelu T&M, możesz na bieżąco aktualizować wytyczne. W Twojej firmie pojawił się nowy pomysł na design karty produktu, jednak prace programistyczne już się zaczęły? Żaden problem! Skontaktuj się z Project Managerem, który zarządza Twoim projektem i zaktualizuj wytyczne swojego systemu, a Twój zespół wdrożeniowy zacznie działać nad ich implementacją. 

To, na ile wprowadzanie takich nowych wymagań jest opłacalne, to już zupełnie inna kwestia. Dlatego za każdym razem, kiedy w Twojej głowie pojawia się nowa idea, dwa razy się nad nią zastanów. Zbyt wiele zmian w wytycznych lub zbyt późne ich zgłaszanie, może spowodować, że wdrożenie Twojego systemu znacznie się przeciągnie, a finalny koszt urośnie do niebotycznych rozmiarów. 

Zawsze zachęcamy jednak naszych klientów, by na starcie dobrze przygotowali się do wdrożenia i sporządzili dokładny brief, na podstawie którego powstaną konkretne wytyczne systemu. W ten sposób jesteś w stanie ograniczyć liczbę nieprzewidzianych zmian w projekcie, a tym samym zapanować nad czasem i kosztem wdrożenia.

Kontrakt Time-and-Materials umożliwia większą kontrolę

Kiedy podpisujesz umowę T&M, zawiązujesz ze swoją agencją e-Commerce ścisłą współpracę. W tym układzie sił nie jesteś zleceniodawcą, który wyłączenie zamawia gotową platformę, jesteś pełnoprawnym członkiem zespołu wdrożeniowego, który ma możliwość uczestniczyć we wszystkich spotkaniach grupy projektowej. Dzięki temu na bieżąco możesz kontrolować postęp prac nad swoim projektem i szybko reagować, gdy zajdzie taka potrzeba. 

Agencja e-Commerce, która realizuje wdrożenie Magento, czy innego sklepu internetowego, co miesiąc (chyba, że w umowie zapisany jest inaczej) wystawia Ci fakturę za liczbę przepracowanych w tym okresie godzin. W związku z tym, musi ona skrupulatnie prowadzić rejestr przeprowadzonych prac. I zazwyczaj robi to w jakimś narzędziu do zarządzania projektami, np. Jira. A Ty, jako członek projektu masz oczywiście do niego dostęp (a przynajmniej mieć powinieneś). Możesz więc swobodnie zaglądać, nad jakimi zadaniami pracuje aktualnie Twój zespół.

Współpraca Time and Materials to transparente koszty

Skoro masz już dostęp do Jiry lub innego narzędzia, z którego Twój zespół wdrożeniowy korzysta do zarządzania swoimi zadaniami, to możesz sprawdzić ile czasu zajmuje mu wykonywanie poszczególnych tasków. Wiesz więc, dokładnie za co płacisz w danym miesiącu. Jeśli dostatecznie często i dobrze zaglądasz w te zestawienia na bieżąco możesz kontrolować budżet swojego wdrożenia. To ogromna zaleta współpracy w modelu Time & Material. Żadna inna umowa nie daje Ci tak ogromnej transparentności w kwestii kosztu wdrożenia.

Umowa T&M pozwala szybko reagować

Skoro umowa Time and Material daje Ci możliwość zmiany wytycznych w trakcie trwania projektu wdrożenia, to masz możliwość szybkiego reagowania na pojawiające się potrzeby biznesowe i nowe trendy branżowe. Jeśli więc zacząłeś już tworzenie swojego sklepu internetowego, lecz w trakcie prac, wszyscy Twoi konkurenci zaczęli implementować funkcjonalność doradców zakupów napędzanych AI, nie oznacza to, że musisz pozostać w tyle. Współpracujesz w końcu z agencją e-Commerce w elastycznym modelu T&M, możesz więc zgłosić zapotrzebowanie na nową funkcjonalność, a Twoi programiści uwzględnią ją w swoich działaniach.

To ogromna zaleta modelu Time & Material. To właśnie dzięki niej Twój sklep internetowy może być zawsze gotowy na zmiany w otoczeniu biznesowym. A tych, jak wiesz, w ostatnich latach było całkiem sporo. Pandemia COVID-19, wojna w Ukrainie, rekordowa inflacja. W tak dynamicznie zmieniających się realiach rynkowych, szybka zdolność do adaptacji jest więc na miarę złota. 

Kontrakt Time and Material umożliwia szybki start projektu

Pamiętaj jednak, że pojęcie “szybki” jest mocno względne. Jeżeli liczysz, że umowa T&M pozwoli Ci rozpocząć Twoje wdrożenie jutro, to raczej się zawiedziesz. Aż tak dobrze niestety nie jest. 

Bez względu na to, jaki typ kontraktu podpiszesz, nim Twój zespół projektowy zacznie prace, będziesz musiał zrobić research, przygotować brief, wybrać technologię i agencję e-Commerce, a później przejść przez formalności i wraz z software housem przeprowadzić analizę przedwdrożeniową. Trochę tego jest. I jak możesz się domyślić, może to zająć całkiem sporo czasu. Start Twojego projektu nie będzie więc natychmiastowy. Dużo tu zależy od tego, jak sprawnie podejmujesz decyzje, a nie od tego, jaki rodzaj kontraktu zawrzesz.

Różnica między współpracą Time & Material a Fixed Price pojawia się trochę później, a mianowicie podczas alokacji zespołu. W przypadku umowy ze stałą ceną jeden zespół wdrożeniowy pracuje nad jednym projektem od początku do końca. Co oczywiście ma swoje zalety, ale… Dopóki nie skończy on kodować jednego sklepu internetowego, nie zacznie kolejnego. Może więc się okazać, że software house, na który się zdecydowałeś, nie będzie w stanie zapewnić Ci programistów przez kilka miesięcy, ponieważ wszystkie zespoły pracują już na innych projektach. Oznacza to, że od podpisania umowy do rozpoczęcia prac może minąć nawet kilka miesięcy.

Inaczej sytuacja wygląda w przypadku współpracy T&M. Tutaj wszystko jest elastyczne, łącznie z zespołem wdrożeniowym. Jeśli więc podpiszesz umowę z software housem w tym modelu, zapewne poprzestawia on trochę swoje zespoły projektowe tak, by zapewnić Ci programistów możliwie jak najszybciej. Najczęściej w takim przypadku, start wdrożenia jest możliwy w zaledwie tydzień lub dwa od momentu podpisania umowy. Nie jest to jednak reguła. Czas ten może się wydłużyć, ze względu na różne okoliczności (np. zbyt wiele projektów, źle zaplanowane urlopy, czy utrata dużej części kadry). Jednak średnio wdrożenie w modelu Time and Material może wystartować znacznie wcześniej, niż projekt oparty o umowę Fixed Price.

Rozliczenie Time-and-Materials – wyzwania

To nie jest tak, że współpraca w modelu T&M jest idealna i nie ma żadnych wad. Każdy rodzaj umowy, którą możesz podpisać, czy to z agencją wdrożeniową, czy jakimkolwiek innym dostawcą produktów i usług, ma swoje mocne i słabe strony. Tak samo jest z kontraktem Time & Material. Owszem, jest on super elastyczny, pozwala na kontrolę przebiegu prac i zapewnia transparentność kosztów, lecz sprawia on również, że aby zapewnić sprawny postęp wdrożenia, musimy stawić czoła pewnym wyzwaniom. Jakim?

Kontrola kosztów wdrożenia

Budując swój sklep internetowy w oparciu o model rozliczeń Time and Material, możesz swobodnie dodawać nowe wytyczne w trakcie trwania projektu. Masz pomysł na nowy konfigurator w połowie prac wdrożeniowych? Proszę bardzo. Wrzucasz ten pomysł swojej agencji e-Commerce, a ona uwzględnia to w swoim planie prac. Problem pojawia się jednak, kiedy tych świetnych pomysłów masz zbyt wiele. Czas potrzebny do wdrożenia Twojej platformie drastycznie wzrasta, a co za tym idzie wzrasta też koszt całego projektu. I tu pojawia się pierwszy problem związany z kontrolą kosztów. 

Żeby utrzymać budżet na stałym poziomie, trzeba więc dobrze balansować implementowanymi funkcjonalnościami. Nie wdrażaj każdego pomysłu, który przyjdzie Ci do głowy. Oceń, czy funkcja, którą chcesz dodać do wytycznych ma sens i przełoży się na doświadczenia użytkowników i dalej sprzedaż. Zastanów się, czy jest to coś, co musisz kodować na tym etapie, czy możesz odłożyć to na później, kiedy Twoja nowa platforma zacznie już na siebie zarabiać. 

Kontrola budżetu dotyczy również jakości pracy agencji wdrożeniowej. Największą obawą firm, które rozważają podpisanie kontraktu Time-and-Materials jest to, że software house może ich “naciągać” na godziny. Oznacza to, że pracę, którą można wykonać w 10h, będą wykonywać przez 20h. Tutaj ważne jest więc, aby mieć po swojej stronie kogoś, kto chociaż trochę zna się na technologii i będzie w stanie ocenić, czy zadania są dobrze wyceniane czasowo przez Twój zespół projektowy. Warto więc, żebyś projekt wdrożenia swojego sklepu internetowego zlecił osobie kompetentnej, a nie tej, która w firmie ma najwięcej wolnego czasu. Zatrudnij więc doświadczonego e-Commerce managera, który będzie w stanie trzymać budżet w ryzach i nie pozwoli, by ten projekt kosztował więcej niż powinien. 

Zarządzanie czasem wdrożenia e-Commerce

To trudność, która jest nieodłącznie związana z punktem poprzednim, czyli budżetem. W końcu podpisując umowę Time & Materials płacisz za czas. Kontrolując więc koszt postawienia swojej platformy sprzedażowej, kontrolujesz również czas (i odwrotnie).

To wyzwanie ma jednak jeszcze jeden wymiar. Wiele biznesów, które chce wdrożyć swój sklep internetowy obawia się, że współpracując w modelu T&M, termin realizacji ich projektu będzie się ogromnie przeciągał. Bo skoro nie masz sztywnych ram, że sklep z funkcjami X będzie postawiony w czasie Y, to prace mogą trwać wieki. Dlatego tak ważne jest, abyś sprawował pieczę również nad terminem realizacji swojego projektu. Podpisując kontrakt Time and Material, Twoja agencja e-Commerce zapewnia wyestymowała Ci czas, jaki takie wdrożenie powinno zająć. Znasz więc mniej więcej termin realizacji projektu. Jeśli w trakcie nie nawrzucałeś mnóstwa dodatkowych funkcjonalności do wytycznych, to Twoja platforma powinna powstać w założonym czasie. Wrzucając nowe pomysły do wdrożenia, zastanów się więc, czy zbytnio nie przesuną one terminu Twojego golive. 

Komunikacja z agencją wdrożeniową

Żeby współpraca w modelu Time and Materials mogła się udać potrzebna jest sprawna i bieżąca komunikacja. Jeśli nie uczestniczysz w spotkaniach zespołu projektowego, nie rozmawiasz ze swoim project managerem i nie konsultujesz swoich pomysłów na nowe funkcjonalności, to nie licz na to, że Twoje wdrożenie się uda (i to w założonym terminie i budżecie).

Komunikacja z agencją e-Commerce może być jednak pełna wyzwań. 

Po pierwsze, obie strony muszą mówić jednym językiem, językiem biznesu. Warto więc, już przy wyborze firmy wdrożeniowej, wziąć ten aspekt pod uwagę. Nim podpiszesz umowę z tą, czy inną agencją, sprawdź czy nadajecie na tych samych falach, i czy rozumiecie się nawzajem. 

Po drugie, Ty musisz komunikować się zrozumiale. Jeśli wrzucisz swoje agencji zadanie “zróbcie ładny design” i tyle, to z dużym prawdopodobieństwem grafik nie będzie wiedział za co się zabrać i koniec końców zaprojektuje Twoją platformę po swojemu, co niekoniecznie będzie zgodne z Twoją wizją. Zlecaj więc zadania konkretnie i rozmawiaj ze swoim zespołem wdrożeniowym o swoich celach i specyfice biznesu. W końcu to ty znasz ją najlepiej.

Po trzecie, Ty musisz być aktywnym członkiem zespołu. Nie będziesz wiedział, co się dzieje w Twoim projekcie, jeśli nie będziesz uczestniczył w spotkaniach Twojego teamu wdrożeniowego. Żeby współpraca T&M mogła się udać, musisz trzymać rękę na pulsie i reagować, gdy zajdzie taka potrzeba. A nie zrobisz tego, bez stałego kontaktu ze swoim zespołem.

Najlepsze praktyki stosowane w rozliczeniach Time-and-Materials

Co zrobić, by współpraca w modelu T&M przebiegała sprawnie i bez żadnych problemów? 

1. Przeprowadź dokładną analizę przedwdrożeniową

To dzięki niej opracujesz szczegółowe wytyczne swojego projektu, co pozwoli Twojej agencji e-Commerce dokładnie oszacować czas potrzebny do wdrożenia Twojego sklepu internetowego oraz zasoby, niezbędne do realizacji wszystkich wytycznych. 

Analiza przedwdrożeniowa pozwala zgromadzić wszelkie potrzebne dane oraz dokładnie zaplanować prace. W ten sposób zespół projektowy już na starcie ma dokładną roadmapę działań, dzięki czemu nie błądzi podczas wdrożenia, a co za tym idzie realizuje projekt zgodnie z planem, w zaplanowanym czasie i budżecie. 

2. Bierz aktywny udział w projekcie wdrożenia swojego e-sklepu

Będąc na spotkaniach swojego zespołu projektowego, czy to offline, czy online, możesz na bieżąco kontrolować postęp prac oraz zużycie zasobów. Nie musisz być obecny na każdym daily, ale warto być cyklicznie, np. raz w tygodniu, zbierał od członków swojego teamu raport z przebiegu wdrożenia. 

Pamiętaj też o komunikacji. Jeśli otworzysz furtkę do rozmów i będziesz otwarty na sugestie swojego zespołu, nie narazisz się na niedomówienia, które mogą prowadzić do implementacji funkcjonalności nie do końca spełniających Twoje potrzeby. Otwarta i szczera komunikacja na linii biznes (czyli Ty), a software house to klucz do sukcesu wdrożenia e-Commerce w modelu Time and Materials.

3. Spisz dobrą umowę

Twoja agencja wdrożeniowa ma zapewne jakiś wzór umowy, który Ci wyśle. Jak to we wzorach bywa, dokument, który otrzymasz może być dość ogólny. Warto więc go uszczegółowić. Zadbaj o to, by Twój kontrakt Time & Materials zawierał informacje o szczegółowym zakresie prac, Twoich celach oraz oczekiwaniach względem wdrażanego systemu. Możesz również dodać zapisy związane z raportowaniem postępów prac, czy protokołu postępowania w razie błędów na wdrażanej platformie sprzedażowej. W ten sposób zabezpieczysz się przed ewentualnymi problemami.

Dlaczego umowa Time and Material jest dobra?

Ponieważ pozwala Ci tworzyć Twój e-Commerce elastycznie, umożliwia wprowadzanie zmian i rozwój platformy sprzedażowej, jednocześnie zabezpiecza interesy agencji wdrożeniowej, co skutkuje wyższą jakością kodu i lepszą współpracą.

Jeśli jeszcze nie przekonaliśmy Cię do kontraktu T&M, to zapraszamy Cię do obejrzenia wideo, w którym nasz prezes, Marek Kich, opowiada o tym, dlaczego Time and Materials nie jest wcale taką straszną metodą współpracy.

Jeśli to wciąż dla Ciebie za mało, umów się na konsultacje z Markiem.