Od czego zależy koszt wdrożenia PIM? Jak go zoptymalizować?

Twój katalog produktowy urósł już na tyle, że trudno jest Ci nad nim zapanować? Z pomocą może przyjść System PIM, czyli system do zarządzania informacją produktową, który umożliwia importowanie, eksportowanie, tworzenie, edycję, katalogowanie i dystrybucję wszystkich Twoich danych produktowych. Brzmi całkiem nieźle, prawda? Jednak kiedy w firmie pojawia się potrzeba inwestycji w nowe oprogramowanie, pierwszym pytaniem jakie pada z ust właściciela biznesu jest: “ile to będzie kosztować?”. I jak to bywa w świecie biznesu odpowiedź na to pytanie brzmi: to zależy. A jedyne widełki jakie możemy Ci tu zaproponować to przedział pomiędzy 10 tysiącami a 1 milionem. Co jednak możesz zrobić, by wprowadzenie PIM przebiegło sprawnie, a budżet nie opiewał na grube miliony?

Ile kosztuje PIM?

Bardzo lubię analogie motoryzacyjne, więc i w tym temacie się nią posłużę. Wymiana silnika w samochodzie jest kosztowną naprawą — jedna osoba powie, że zapłaciła 3 tysiące złotych i była to bardzo duża cena, inna, że wydała 20 tysięcy i cieszy się, że tylko tyle. Dzieje się tak dlatego, że pojęcia „drogo” i „tanio” są względne, a sama cena zależy od wielu czynników. Przy wymianie silnika istotne będzie, jak duży on jest, jak ciężko go kupić, ile rzeczy należy dodatkowo wymienić/zmienić, aby dokonać takiej naprawy, ile pracy należy włożyć, żeby wyciągnąć stary silnik i zamontować nowy itd. Podobnie jest z kosztem prac w obszarze e-Commerce lub ogólnie rozumianym IT.

W przypadku wdrożeń systemów typu PIM nie mamy do czynienia z żadnymi modelowymi rozwiązaniami, które można zastosować w niezmienionej formie, i których cena będzie z góry określona. Dlaczego? Ponieważ nie ma dwóch takich samych przedsiębiorstw i nie ma też dwóch identycznych procesów wewnątrz firmy. System PIM trzeba zawsze dostosować do specyfiki i potrzeb danego biznesu. Dlatego koszty implementacji takiego rozwiązania są zawsze indywidualne.

W tym artykule postaram się przybliżyć i wytłumaczyć czynniki wpływające na koszt wdrożenia systemu PIM na przykładzie Akeneo w wersji Community.

Instalacja i konfiguracja

Pierwszy etap wdrożenia Akeneo w kontekście technicznym to oczywiście przygotowanie infrastruktury, instalacja samego rozwiązania oraz jego konfiguracja. To, ile ten etap będzie kosztował, zależy bezpośrednio od następujących czynników:

Infrastruktura profesjonalna kontra „domowa”

Pracując nad wdrożeniami Akeneo PIM dla naszych klientów tworzymy 3 środowiska: produkcyjne, pre-produkcyjne (lub stage) oraz testowe. Dzięki takiemu podziałowi od początku umożliwiamy klientowi wygodne korzystanie z narzędzia oraz sprawne tworzenie i wdrażanie zmian. Najpierw wszelkie modyfikacje są testowane w środowisku testowym, później wykazywane są do akceptacji na pre-produkcji, a na końcu, ostatecznie wdrożone na produkcji. To powoduje, że cały system PIM jest bezpieczniejszy, a jego implementacja jest obarczona mniejszą ilością błędów.

Profesjonalna infrastruktura to także odpowiednie systemy wsparcia: monitoring środowisk, zbieranie logów, automatyczne backupy, zabezpieczenia serwerowe. Teoretycznie bez tych elementów można również wdrożyć Akeneo. I jest to znacznie tańsza inwestycja. Jednak ta oszczędność może w przyszłości okazać się zgubna, ponieważ ryzykujesz chociażby tym, że ktoś włamie się na Twój serwer i skasuje wszystkie dane. Brak zabezpieczeń ułatwia włamanie, a brak kopii zapasowej uniemożliwia odzyskanie utraconych danych.

Koszt wdrożenia PIM w oparciu o profesjonalną intrastruktuję jest oczywiście wyższy od zwyczajnego „zainstalowania” jednej instancji Akeneo na tanim hostingu. Warto jednak pamiętać, że stworzenie całej bazy danych o produktach od zera, bo ktoś włamał się do Twojego systemu, będzie kosztować jeszcze więcej. Chyba nie warto więc ryzykować. W końcu chodzi o bezpieczeństwo Twojego biznesu.

Dedykowane środowisko kontra wdrożenie na środowisku klienta

Kolejnym czynnikiem od początku wpływającym na koszt PIM jest miejsce, gdzie mają powstać środowiska Akeneo. W teorii może się okazać, że żadna z tych dróg nie jest droższa, natomiast warto wiedzieć, czym się różnią.

Korzystanie z już istniejącej infrastruktury klienta i konfiguracja Akeneo właśnie tam, to brak potrzeby wykupywania dodatkowych zasobów sprzętowych czy cloudowych. Oczywiście, jeśli tylko obecne podołają przyjęciu kolejnego systemu. Koszta mogą jednak pojawić się tam, gdzie niezbędne będzie przystosowanie i dodatkowa konfiguracja systemów ościennych do Akeneo.

Wdrożenie Akeneo na specjalnie wybranej na te potrzeby infrastrukturze to możliwość skorzystania z już opracowanych schematów samej konfiguracji systemu, jak i systemów wspierających. Mamy wówczas możliwość skorzystania ze sprawdzonych frameworków, podczas kiedy wdrożenie na środowisku klienta niemal zawsze wymaga dodatkowej analizy, specjalnego przystosowywania już działających systemów monitoringu/logów czy skryptów backupowych. Do tego dochodzą też częste problemy z nadaniem uprawnień.

Podsumowując, wdrożenie na środowisku klienta, z jego wsparciem i z idealnym przygotowaniem się do tego wdrożenia, może zaoszczędzić koszta związane z opłatami za dedykowaną infrastrukturę. Jednak bez idealnego przygotowania może też okazać się, że taniej będzie wdrożyć system na specjalnie wykupionej infrastrukturze, korzystając ze schematów wdrożeniowych.

Migracja danych do Akeneo

To tak naprawdę najistotniejszy element. Ma wpływ nie tylko na to, ile będzie kosztowało samo wdrożenie, ale też ile kosztować będzie późniejsza obsługa i rozwój tego systemu. Akeneo bazuje na pewnej strukturze danych, która przystosowana jest do skalowania i łatwego zarządzania zebranymi informacjami produktowymi. Najbardziej rozsądne podejście zakłada, że do tej pory zebrane dane, przystosowujemy do struktury danych Akeneo.

Jeśli obecnie zebrane dane mocno się różnią od schematu Akeneo, musimy je mocno przekształcać, dzielić na poszczególne elementy (atrybuty, kategorie, rodziny itp.) wówczas koszta są wysokie i mogą stanowić kilkukrotność kosztów samej instalacji/konfiguracji Akeneo. Jeśli danych jest mało i są one podobne do struktury Akeneo (mamy wyodrębnione rodziny (attribute sets) i przypisane do nich atrybuty i produkty, mamy rozbite atrybuty i opisane ich typy, mamy zebrane kategorie, przypisanie produktów do kategorii, mamy odpowiednio zebrane media itp.) to koszty migracji znacząco maleją — dane nie wymagają sporej obróbki i przystosowania.

Dodatkowo warto zastanowić się nad samodzielnym przystosowaniem danych. Ma to wiele korzyści. Przede wszystkim łatwiej i co za tym idzie, taniej jest nauczyć się struktury danych w Akeneo i przystosować swoją bazę (którą dobrze znamy) do tej struktury. Działania te po stronie wdrożeniowca wymagają zawsze większego nakładu prac — łatwiej jest poznać strukturę danych, do których mamy przystosować swoje dane w przypadku klienta, niż poznać całą bazę produktów i dopiero dopasowywać je do Akeneo przez wdrożeniowca.

Samodzielna migracja danych do Akeneo lub innego systemu PIM to także świetne poznanie systemu, które w przyszłości skutkuje o wiele wydajniejszą pracą na nim.

Integracje

Ten element występuje niemal we wszystkich wdrożeniach rozbudowanych systemów IT. Wpływ integracji na koszt całościowy jest zawsze spory i zależy od kilku czynników.

Liczba integracji

Ilość systemów, które należy zintegrować do Akeneo lub z Akeneo wpływa na koszty wdrożenia systemu. Im więcej integracji tym (często) więcej zależności pomiędzy nimi, więc zwykle każda kolejna integracja wymaga więcej pracy. W kontekście ilości ujawnia się wielka zaleta korzystania z rozwiązań typu multistore, które pozwalają tworzyć wiele sklepów, natomiast obsługiwane są przez jeden silnik, a więc wykonuje się też tylko jedną integrację z silnikiem obsługującym sklepy, a nie z każdym sklepem z osobna.

Zakres integracji

Integracja ERP w celu pobrania nowych SKU nie wymaga tak wiele pracy, jak np. integracja Akeneo ze sklepem z systemem multistore (wiele sklepów pod jednym silnikiem) z rozbudowanymi funkcjonalnościami (np. przenoszeniem części funkcji zarządzania produktami na stronę Akeneo i przesyłanie ich do sklepu). A jak się możesz domyślić, im więcej pracy wymaga wdrożenie, tym koszt Akeneo będzie większy.

Gotowe moduły integracji

Jeśli istnieje moduł do integracji, który umożliwia zbudowanie bazowego mostu i nie ma potrzeby zaprojektować go od nowa, wówczas koszt jest niższy. Należy jednak pamiętać, że lwia część gotowych integracji wymaga dodatkowych przystosowań do modelu biznesowego klienta. Im więcej takich zmian względem pierwotnej wersji, tym wyższe koszta.

Zakres funkcjonalny integracji

Jak już nakreśliłem wyżej, jeśli integracja jest prostym systemem pobierającym lub udostępniającym bezwarunkowo jakieś okrojone dane, to koszt jej wdrożenia nie jest wysoki. Jeśli jednak integracja to dzieło samo w sobie, które działa uwzględniając różne warunki (np. czy dane z innego systemu już do Akeneo trafiły, czy zostały zmodyfikowane, a jeśli tak to przez kogo i czy te zmiany są istotniejsze od danych z integracji, czy jest odpowiednia godzina i inne procesy nie przebiegają w trakcie pracy itp.), wówczas koszta wdrożenia potrafią być bardzo wysokie, bo i logika działania jest skomplikowana. Co istotniejsze, klienci bardzo często sami nie są do końca pewni, jak to powinno działać — wówczas trzeba brać pod uwagę również koszty analizy i projektowania takich rozwiązań.

Dedykowane funkcjonalności

Akeneo to system open source, który zawiera wszystkie najważniejsze funkcje do zarządzania informacjami produktowymi. Mimo to, klienci bardzo często potrzebują rozbudowy istniejących funkcjonalności lub dodanie nowych. Ma to oczywiście wpływ na koszt całego projektu. Wpływ ten zależy głównie od tego, jak bardzo rozbudowanej funkcjonalności potrzebujemy. Im bardziej skomplikowany zakres funkcjonalny modyfikacji, tym więcej prac zarówno zespołu developerskiego, jak i testowego, aby taką funkcjonalność zrealizować. 

Dodatkowo wpływ na koszt PIM ma także to, czy planowana funkcja wpisuje się w schematy budowy Akeneo. Jeśli chcemy zmienić sposób działania rdzenia Akeneo, to nawet jeśli funkcjonalność wydaje się „nieskomplikowana”, jej wdrożenie będzie bardzo drogie. Przykładowymi z pozoru „prostymi” zmianami, które w rzeczywistości są bardzo drogie, są głównie te, które ingerują w strukturę danych produktowych w Akeneo (np. możliwość dodania produktu do wielu rodzin). Wówczas oprócz samej zmiany w strukturze trzeba zmienić też wszystkie funkcje, które z tej struktury korzystają, czyli praktycznie wszystkie w Akeneo.

To, czy można tanio wdrożyć daną funkcjonalność, zależy też od tego, czy istnieje gotowy moduł, który dodaje rozwiązanie naszej potrzeby do Akeneo. Wówczas koszt to tylko jego zakup i wdrożenie. Jak możesz się spodziewać, jeśli nie ma takiego modułu, koszt implementacji tej funkcjonalności będzie znacznie wyższy.

Prowadzenie projektu

Ostatnim obszarem, który ma duży wpływ na całościowe koszty wdrożenia PIM Akeneo, jest udział klienta (czyli Ciebie) w całym projekcie. Doświadczony i znający własne zasoby IT Product Owner, który pomoże przy tworzeniu zadań i analizie, a w idealnej sytuacji, dokładnie rozpisze prace, oznacza łatwiejszą realizację projektu i brak potrzeby wykonywania analiz i projektowania po stronie wdrożeniowca.

Zespół wdrożeniowy bez wsparcia Product Ownera musi od początku sam rozpoznać cały system IT klienta, który będzie miał wpływ na Akeneo. Czasami bez żadnej dokumentacji trzeba wykonać pełną analizę wszystkich planowanych do realizacji etapów. Jak możesz się domyśleć, zajmuje to sporo czasu, a to oczywiście przekłada się na wyższe koszty. Wsparcie PO mocno obniża budżet wdrożenia systemu PIM.

No to, ile ostatecznie to kosztuje?

Mam nadzieję drogi czytelniku, że na tym etapie już wiesz, że to, ile kosztuje wdrożenie Akeneo, zależy od wielu czynników. Nie podam Ci więc konkretnej liczby, bo zwyczajnie w świecie byłby to ślepy strzał.

Jeśli chcesz dobrze oszacować koszty wdrożenia, odpowiedz sobie na pytania:

1. Czy Akeneo zostanie wdrożone na Twojej infrastrukturze?
2. Czy chciałbyś profesjonalnie zabezpieczyć środowiska Akeneo i je monitorować?
3. Czy posiadasz bazę produktową do migracji? Czy jest ona uporządkowana?
4. Czy i jakie integracje chciałbyś wdrożyć i w jakim zakresie?
5. Czy potrzebujesz dodatkowych funkcjonalności względem bazowej wersji (podstawowe funkcjonalności możesz zbadać na demo Akeneo pod tym linkiem)
6. Czy jesteś w stanie poświęcić swój czas (jako osoby, która najlepiej wie, czego potrzebuje Twoja firma), aby dokładnie opisać i kontrolować wykonanie zadań?

Infrastruktura
Podstawowe wdrożenie bez dodatkowych systemów wsparcia	Niskie koszta
Dedykowana infrastruktura	Niskie koszta
Wdrożenie na istniejącej infrastrukturze	Niskie koszta (wyższe niż dedykowana infrastruktura)
Systemy wsparcia np. monitoring, logi, backupy	Niskie koszta (wyższe, niż przy wdrożeniu bez systemów wsparcia)

Migracja danych
Samodzielna migracja małej ilości produktów (do 3 tysięcy)	Niskie koszta
Samodzielna migracja dużej ilości produktów	Niskie koszta (ale wymagany duży nakład pracy po stronie klienta)
Analiza i migracja małej bazy produktowej przez wdrożeniowca	Średnie koszta
Analiza i migracja rozbudowanej bazy produktowej przez wdrożeniowca	Bardzo duże koszta

Integracje
Prosta integracja w jedną stronę z małym zakresem danych (np. dodanie SKU z ERP)	Niskie koszta
Rozbudowana integracja zależna w 2 strony	Bardzo duże koszta
Integracja z popularnymi silnikami sklepów (np. Magento) w bazowym zakresie	Średnie koszta
Analiza i migracja rozbudowanej bazy produktowej przez wdrożeniowca	Bardzo duże koszta

Dodatkowe funkcjonalności
Dodanie funkcjonalności nieingerujące w strukturę (np. dodanie nowych opcji w ustawieniach atrybutów)	Niskie koszta
Złożone funkcjonalności ingerujące w strukturę danych w Akeneo	Bardzo duże koszta

Project Management
Wsparcie Product Ownera i rozpisywanie założeń biznesowych po stronie klienta	Niskie koszta
Brak Product Ownera, cała analiza po stronie wdrożeniowca	Średnie koszta

Dla jeszcze lepszego zorientowania się w kosztach wdrożenia Akeneo przytoczę 3 scenariusze:

Scenariusz #1: Mały sklep z rowerami

Dla sklepu rowerowego z Poznania, działającego aktywnie w obrębie sprzedaży internetowej wdrażamy systemy PIM Akeneo. Klient dobrze zna system, wie jakich funkcjonalności mu potrzeba i jest je w stanie jasno opisać. Baza rowerów to 300 produktów, dobrze opisanych w arkuszach Excel. Klient chce rozbudowywać bazę informacji produktowych w Akeneo i przenieść dane z Excela do nowego systemu PIM we własnym zakresie (przy okazji je poprawiając). Docelowo z Akeneo będzie chciał generować pliki CSV możliwe do zaimportowania ręcznie w jego sklepie na silniku Magento.

W tym scenariuszu na koszt wdrożenia składa się:

1. Analiza i wsparcie klienta w rozpisywaniu zadań;
2. Brak integracji;
3. Migracja danych we własnym zakresie;
4. Brak potrzeby wdrażania dodatkowych funkcjonalności;
5. Infrastruktura klienta, brak wsparcia systemowego;

Koszt wdrożenia Akeneo: ok. 40 tysięcy złotych

Scenariusz #2: Średniej wielkości dystrybutor sprzętu sportowego

Dla średniej wielkości dystrybutora sprzętu sportowego, prowadzącego sprzedaż na kilku sklepach pod różnymi brandami, wdrażamy system Akeneo. Obecne dane produktowe to połączenie danych z systemu ERP oraz cenowego, a także plików w postaci CVS i plików z mediami. Baza produktowa to 80 tysięcy produktów. Klient potrzebuje rozbudowy funkcjonalności Akeneo o blokowanie nadpisywania wartości produktów przez nieuprawnionych pracowników. Wymagana jest integracja z systemem cen oraz ERP, a także migracja danych do Akeneo po stronie wdrożeniowca. Ostatni etap to integracja Akeneo ze sklepami, które korzystają z jednego silnika, ale z wykorzystaniem multistore. Stworzona ma być dedykowana infrastruktura z systemami wsparcia. Klient zapewnia Product Ownera do rozpisania prac.

W tym scenariuszu na koszt wdrożenia składało się:

1. Pomoc Product Ownera w rozpisaniu prac;
2. Prosta integracja z systemem ERP i systemem cen;
3. Rozbudowana integracja ze sklepem internetowym;
4. Migracja danych średniej bazy produktowej po stronie wdrożeniowca;
5. Dodatkowe dedykowane funkcjonalności nie wpływające na strukturę;
6. Dedykowana infrastruktura z systemami wsparcia;

Koszt wdrożenia PIM Akeneo: ok. 150 tysięcy złotych

Scenariusz #3: Międzynarodowy producent artykułów biurowych

Klient to międzynarodowy producent artykułów biurowych. Prowadzi sprzedaż w 14 sklepach w 40 krajach. Dodatkowo prowadzi aplikację mobilną do sprzedaży swoich produktów. Klient korzysta także z drukowanych katalogów produktowych. Baza produktów to 300 tysięcy artykułów z 30 wersjami językowymi. Trzymane są one w dedykowanym systemie napisanym na potrzeby klienta, który natknął się na barierę technologiczną. Wdrożeniowiec ma zająć się migracją danych, integracją ze sklepami (zakładając przeniesienie wszystkich funkcji zarządzania produktami do Akeneo) oraz aplikacją mobilną. Integracja ma być stworzona także z systemem ERP i zewnętrznym katalogiem producenta. Potrzebne jest także dodanie dodatkowych funkcjonalności w Akeneo, pozwalających na przypisywanie produktów do wielu rodzin jednocześnie. Stworzona ma być dedykowana infrastruktura z systemami wsparcia. Brak Product Ownera, cała analiza po stronie wdrożeniowca.

W tym scenariuszu na koszt wdrożenia składało się:

1. Product Owner nie pomaga w rozpisaniu prac;
2. Zaawansowane integracje do Akeneo;
3. Zaawansowane integracje z kanałami sprzedaży;
4. Migracja danych bardzo dużej bazy produktowej z wieloma wersjami językowymi po stronie wdrożeniowca;
5. Dodatkowe customowe funkcjonalności wpływające na strukturę;
6. Dedykowana infrastruktura z systemami wsparcia;

Koszt wdrożenia Akeneo: ok. 550 tysiące złotych

Podsumowanie

Jak widzisz, Akeneo może być lekkim wsparciem dla sklepu, a może być także centralnym systemem, w wielu obszarach zautomatyzowanym i z wieloma integracjami, który jest fundamentem sprzedaży. Koszt wdrożenia takie projektu jest nieporównywalnie większy niż w przypadku prostego „zainstalowania i konfiguracji” Akeneo na serwerze. 

To, jaki finalnie będzie koszt wdrożenia Akeneo w Twoim sklepie internetowym zależy w zupełności od Twoich potrzeb biznesowych i kompetencji wewnątrz Twojego zespołu. Im więcej customowych rozwiązań potrzebujesz, im mniej dasz swoich zasobów, tym więcej zapłacisz za wdrożenie.